Questões de Concurso
Comentadas sobre ciclo vital /teoria das três idades em arquivologia
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Sobre arquivo, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.
( ) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.
( ) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.
( ) A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominada Tabela de Temporalidade.
Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA.
Assinale a alternativa que corresponda com as atividades realizadas pelo Setor de Protocolo.
Os arquivos permanentes:
Levando-se em consideração o material a ser arquivado e a teoria das três idades, assinale a alternativa INCORRETA.
Em arquivologia, as cópias de segurança de arquivos são necessárias para:
Protocolo é a denominação geralmente atribuída ao setor de uma organização encarregado do:
Nos arquivos correntes, as atividades desempenhadas podem ser classificadas em cinco setores distintos: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta e destinação.
O serviço de protocolo de um órgão e/ou entidade compreende as seguintes atividades:
1. A atualização da Tabela de equivalência e remissivas.
2. O recebimento e a classificação de documentos.
3. A elaboração de instrumentos de pesquisa.
4. O registro e a movimentação de documentos.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
A gestão de documentos prevê a organização dos documentos considerando o ciclo de vida dos mesmos, que se referem aos objetivos mediatos ou imediatos para os quais o documento foi produzido e/ou recebido no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio.
Quanto aos estágios de sua evolução, os arquivos classificam-se em:
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é indispensável que os documentos estejam organizados de forma a atender às necessidades da instituição e dos usuários desses documentos, com foco na precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada para a organização de um arquivo deve respeitar a Teoria das Três Idades ou ciclo de vida dos documentos.
Analise as afirmativas abaixo em relação a essa teoria.
1. O arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, mas que possuem valor secundário e por isso devem ser guardados para sempre.
2. O arquivo de segunda idade ou intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam ou produziram.
3. O arquivo de terceira idade ou permanente é constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa, mas que precisam ser conservados pelo seu valor histórico ou documental.
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Analise as frases a seguir relacionadas à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.
■ Documentos ....................... são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
■ Documentos ...................... são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
■ Documentos .................... referem-se aos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente as lacunas do texto.
Relacione as colunas 1 e 2 abaixo em relação à classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades da Administração Pública.
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Coluna 1
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1. Tabela de temporalidade
2. Teoria das três idades
3. Trâmite
4. Termo de eliminação
5. Protocolo
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Coluna 2
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( ) Determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
( ) Define princípios e parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo
( ) Reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido, foram eliminados.
( ) Encarregado do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
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Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
Assinale a alternativa correta no tocante à gestão de arquivos no setor público.
Assinale a alternativa que lista corretamente atividades essenciais e típicas do controle da tramitação de documentos no setor de protocolo do serviço público.
Acerca do protocolo, assinale a alternativa correta.
A espécie de arquivo que consiste em um bloco de documentos de caráter histórico, cultural ou científico que são preservados indefinidamente chama-se:
Documento permanente é aquele que garante, indefinidamente, a identidade de cada aluno, a regularidade e a autenticidade de sua vida escolar e não poderá ser descartado ou inutilizado. É um exemplo de documento permanente:
Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos, pode-se citar a “melhora na organização”, que se caracteriza por:
As atividades que propiciam o funcionamento da Administração Pública acarretam a produção de grande volume de documentos e processos. Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do local de trabalho e pode passar uma má impressão de amadorismo e falta de organização cidadão ou cliente. A situação se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um sistema de protocolo de documentos para organizar a papelada. Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos estão, à exceção:
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