Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso

Em toda organização há um setor responsável por receber e dar prosseguimento aos documentos, refere-se ao serviços e rotinas de protocolo, expedição e arquivo, leia as afirmativas a seguir:
I. É responsabilidade exclusiva do arquivo o recebimento e distribuição de correspondências que chegam nas organizações, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.
II. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.
III. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019. Disponível em: OCCCOOLLOOMMMANUUAAL %20DDE%%2ATIVVI IVROS/ARQUIVO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVI DADES%20DE%20PROTOCOLO.pdfdf)

De acordo com as afirmativas é CORRETO concluir que:

De acordo com Paes (2004), a arquivologia, tradicionalmente, utiliza a classificação dos arquivos de acordo com o estágio de evolução dos documentos, de forma que os documentos são definidos em consonância com o período em que se encontram. Sendo assim, documentos menos utilizados pela instituição, possuindo baixa frequência de uso, mas ainda com fins administrativos, não existindo, no entanto, necessidade de serem conservados próximos aos setores em que foram produzidos, são chamados de arquivos:

Uma forma bastante utilizada na gestão de arquivos para qualificar os documentos é chamada de classificação por gênero. Sendo assim, documentos que representam de forma reduzida uma área maior, como os mapas e as plantas, são classificados como: 

O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos é denominado

A movimentação do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é chamada de:

Os arquivos podem ser tipificados de acordo com o uso, em correntes, intermediários e permanentes. A conservação e manutenção do arquivo intermediário é fundamental para

No que tange à Gestão de Documentos, é correto afirmar que é o conjunto de procedimentos

Sobre a gestão documental, assinale a afirmativa INCORRETA.

Sobre a gestão de documentos, analise as assertivas a seguir.

I. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um dos recursos fundamentais utilizados por uma instituição, a fim de garantir a eficiência na gestão de seu acervo documental.
II. Além de ter como principal vantagem a economia de tempo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) proporciona o aumento da segurança dos documentos, minimiza perdas e facilita o acesso e o compartilhamento das informações.
III. A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar na gestão de documentos, que determina prazos e condições de guarda, de acordo com o que a legislação determina.
IV. A gestão de documentos é dividida em três fases básicas, a saber: produção de documentos; utilização de documentos; e, destinação de documentos.

Está correto o que se afirma em 

O processo administrativo nasce com a instauração, vive durante toda a instrução, defesa, relatório, decisão e recursos e morre quando já cumpriu sua finalidade. Assim, cumprida esta, o processo administrativo só tem valor como prova, ou como dado histórico do fato determinante de sua instauração. Todas as razões que levaram à sua instauração, nessa altura, já produziram seus efeitos. A infração foi apurada, e seu autor, punido; a proposta mais vantajosa foi escolhida, e o contrato foi celebrado com o seu autor; o pedido do administrado foi atendido; a solicitação do contribuinte foi indeferida; a padronização de certo bem foi oficializada; os servidores aprovados em concurso foram nomeados; a disciplina que se fazia necessária está consignada em lei. Nada mais justifica sua tramitação pelos órgãos públicos ou a sua permanência em determinado setor da Administração Pública. Em sendo assim, o processo administrativo deve ser arquivado, isto é, guardado em local especialmente destinado a esse fim e comumente denominado arquivo morto. Diante do exposto, assinale a alternativa incorreta quanto os critérios do “arquivo morto”. 

Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

    Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Leia o texto e observe figura a seguir.

“[...] os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora. Se adotada a digitalização na instituição produtora, o procedimento ainda pode ser executado de forma centralizada ou descentralizada.”

    Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 12

Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 13.

Considerando a publicação do CONARQ Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, em especial aquelas destinadas ao processo de digitalização centralizado na instituição produtora (conforme esquematizado na figura acima), identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) Os processos de 1.1, 1.2 e 1.3 são compostos por atividades relacionadas às fases de recepção, conferência e preparação dos documentos originais pela UTD.

( ) Nos processos 1.4 e 1.5, é atribuída a presunção de autenticidade ao representante digital e inicia-se a gestão do representante digital pelos sistemas informatizados institucionais.

( ) Nos processos 1.6 e 1.7, é importante utilizar boas ferramentas computacionais de composição do documento digitalizado em seu formato final e de autenticação digital, utilizando a ICP-Brasil para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

( ) No processo 1.8, é fundamental selecionar um escâner apropriado e configurar no software de digitalização os metadados automatizados de identificação e indexação.

( ) No processo 1.9, é preciso verificar a integridade da organização física dos documentos originais digitalizados e a integridade física dos documentos originais.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

No arquivo, a leitura cuidadosa dos documentos no intuito de verificar a presença de antecedentes, a entrada que lhe será conferida bem como a necessidade da realização de referências cruzadas, é denominada:

Quais as principais funções da Gestão Documental?