Questões de Arquivologia - Definições / Fases da Gestão de Documentos para Concurso

Dentre os objetivos da gestão de documentos, busca-se a eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais, portanto, a gestão de documentos tem a finalidade de:

I. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo, legal, fiscal e técnico.

II. Assegurar o uso adequando da reprografia e garantir que a informação arquivística não seja consultada por terceiros.

III. Contribuir para a preservação dos documentos que apresentam valor histórico e cultural.

IV. Assegurar eficientemente, a produção, a administração e a destinação de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.

Em relação à gestão de documentos e as funções inerentes a esse processo, analise as assertivas abaixo:

  I.sistematização das categorias administrativas e arquivísticas, além de ter sido revelada como uma metodologia eficaz para a elaboração de instrumentos de gestão de documentos.

 II. Segundo Flores e Lambert (2013), a produção de documentos constitui uma das etapas da Gestão Documental, permitindo a gestão e concepção de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de aplicação tecnologias modernas a esses processos.

III. Lopes (1997) compreende que a avaliação documental, como parte do processo de gestão documental, comece com uma descrição documental e se complete na destinação dos documentos a serem eliminados.

Quais estão corretos? 

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a  obtenção de economia e eficiência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais. Constituem objetivos da gestão de documentos, exceto:

Na gestão arquivística, a avaliação de documentos NÃO tem por finalidade

Assinale a opção correspondente ao momento em que se inicia a descrição do documento de arquivo no ambiente digital.

O conjunto de processos, práticas e procedimentos que visam a identificar, registrar e gerenciar a sabedoria das pessoas de forma a garantir seu uso, sua difusão e sua aplicação no âmbito institucional é denomina a gestão

Leia o trecho a seguir.
O documento audiovisual, inserido em um contexto arquivístico, deve ser compreendido quando relacionado com os demais documentos produzidos e acumulados pelo organismo produtor, sendo a contextualização arquivística indispensável, uma vez que o documento de arquivo não possui caráter autoexplicativo. A prática constante nos arquivos de separar documentos audiovisuais dos demais documentos convencionais é um ato fora dos padrões arquivísticos; muitas vezes, essa prática é vista como se constituísse a própria organização arquivística.
Luiz Antônio S. da Silva e Telma C. Carvalho. (Adaptado)
A prática relatada pelos autores leva à

Sobre temporalidade dos documentos, relacione os prazos de guarda aos documentos citados.

1. Guarda eventual

2. Guarda temporária

3. Guarda permanente

( ) Folha de frequência do servidor.

( ) Termo de eliminação de documentos arquivísticos.

( ) Memorando referente ao controle de visitação.

( ) Plano de equiparação de cargos e salários.

( ) Histórico funcional do servidor.

Assinale a opção que indica a relação correta, segundo a ordem apresentada.

Relacione as fases da gestão de documentos às atividades desenvolvidas em cada uma delas.

1. Produção

2. Utilização

3. Destinação

( ) Implantação de sistemas de recuperação da informação.

( ) Atividades de análise e fixação de prazos de guarda.

( ) Métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.

( ) Utilização de processadores de palavras.

Assinale a opção que indica a relação correta, segundo a ordem apresentada.

Assinale a alternativa que apresenta as três fases que a Gestão Documental é dividida.

Para Almeida (1987), os arquivos possuem a missão de disseminar a informação para as pessoas que dela necessitam para uma tomada de decisão. O arquivo intermediário apresenta documentos:

I. de utilização constante para a administração.
II. pouco utilizados nos arquivos correntes.
III. aguarda a eliminação ou recolhimento.
IV. que são submetidos à tabela de temporalidade.
V. preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

É correto o que se afirma em:  

Sobre gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. A gestão de documentos é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.
II. A gestão de documentos se relaciona internamente com a área de conservação, pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos.

Assinale a alternativa correta. 

Arquivologia. Quais são as fases fundamentais ou básicas da gestão de documentos?

Os primeiros conceitos sobre gestão de documentos, segundo Holanda (2007), foram elaborados nos Estados Unidos, por volta dos anos de 1940, iniciando-se a partir de uma ótica nitidamente administrativa e econômica, do que arquivística, pois tratava-se de otimizar o funcionamento da administração. Com base nessa temática, analise as assertivas abaixo:

I. A gestão de documentos de arquivo é compreendida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, catalogação, difusão e acesso de documentos arquivísticos, independente da natureza e o formato dos documentos.

II. Dentro da etimologia das palavras Records Management, no âmbito dos EUA, Inglaterra, Canadá e Austrália, o objeto da gestão documental, segundo observa Jardim (2013), destacam-se as atividades de produção, manutenção, uso e destinação de documentos.

III. A gestão de documentos de arquivos no Brasil passa a ser parte de uma política nacional de arquivos públicos e privados a partir da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quando se torna um dever do Poder Público, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

IV. A gestão documental, tal como observa Rodrigues (2013), tem relação direta com o controle do ciclo de vida dos documentos, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e na segunda idade.

Quais estão corretas? 

A bibliografia arquivística subdivide suas fases em

De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados,

Tendo em vista que a implantação de um programa de gestão de documentos prevê a observação de três fases básicas, assinale a opção que apresenta essas três fases.