Questões de Arquivologia para Concurso

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

Beltrão e Beltrão (2011) classificam os envelopes, entre outros, em:

I. Com janela.

II. Papel-envelope.

III. Fiscalope.

IV. Cartucho.

Quais estão corretos?

De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), a documentação assume natureza _______________ quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos (...), como, por exemplo: Leis, Leis Complementares, Decretos, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou Municipal.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Ferreira (2012) apresenta uma tabela com prazo de guarda de documentos trabalhistas. Com base no referido autor, relacione os prazos (tempo de guarda), arrolados na Coluna 1, com os documentos indicados na Coluna 2.

Coluna 1

1. Tempo indeterminado.

2. Cinco anos.

3. Dez anos.

Coluna 2

( ) PIS/PASEP – Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos.

( ) DARF/IRRF.

( ) CIPA – Livro de Atas.

( ) Folha de Pagamento.

( ) Atestado médico de gestante.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Existe uma legislação que regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais. Assim na microfilmagem de documentos de cada série será sempre precedida de imagem de abertura dentre outros com os seguintes elementos abaixo, EXCETO.

Todas as afirmações abaixo sobre a conservação de documentos estão corretas, EXCETO.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o:

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes. Como são chamados os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia?

Que tipo de arquivo possui as características descritas abaixo?

Quanto à natureza de documento, como são chamados aqueles que têm sob sua guarda documentos de formas físicas diversas: fotografias, slides, discos, fitas magnéticas, fitas cassetes, disquetes, CD-ROM, microformas, etc., e que por essa razão, merecem tratamento cuidadoso em seu armazenamento, registro, acondicionamento, controle, conservação etc.?

Como é chamada a fase do protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes?

Todas as afirmações abaixo sobre a fase de classificação do protocolo estão corretas, EXCETO.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades:

I. Recebimento e Classificação;

II. Registro – Autuação;

III. Movimentação: Expedição – Distribuição;

IV. Controle da variação / Automação

Após análise dos itens acima podemos concluir que:

A finalidade do arquivo é (...) colocar e conservar, numa mesma ordem, documentos devidamente classificados e outros papeis relacionados com um indivíduo ou uma empresa, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração ou perda e, ao mesmo tempo, facilite a localização e o manejo dos documentos. Tem por objetivo proporcionar lugar seguro, organização, localização rápida dos documentos e restauração do passado, formando uma memória de grande valor.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 221)

Observando a finalidade do arquivo e sua gestão, analise as proposições que seguem.

I - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, relata que a natureza do assunto dos documentos pode ter classificação ostensiva cuja divulgação não prejudica a administração e classificação sigilosa em que os documentos, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

II - O valor de um documento pode ser identificado a princípio pela sua finalidade e natureza, podendo ser de natureza comercial, científica, técnica e oficial.

III - O método follow-up é um arquivo de prosseguimento que permite acompanhar assuntos pendentes ou com prazos marcados. Um follow-up utiliza 31 pastas de arquivos, sendo uma pasta para cada dia do mês, e mais 12 pastas, uma para cada mês do ano, totalizando 43 pastas.

IV - O método variadex é variante do método alfabético e as cores são usadas para facilitar o arquivamento e a localização do documento. Cada cor representa um grupo de letras do alfabeto; as cores são atribuídas a pastas e a primeira letra do nome.

V - O método alfabético consiste na alocação de documento por ordem alfabética crescente ou decrescente, com necessidade de índices. É o método mais simples e eficaz para a gestão do arquivo. Pode possuir notações abertas como A, B, C e notações fechadas Aa, Ab, Ac.

Estão CORRETAS as assertivas:

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

Para organizar um arquivo, é necessário conhecer a nomenclatura dos elementos que fazem parte dele. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Analise as expressões seguintes:

I. Acervo é o conjunto de documento de um arquivo.

II. Acesso é a possibilidade de consulta aos documentos de um arquivo.

III. Arquivista é o profissional de arquivo. Deve ter curso superior.

IV. Arquivologia é a ciência que trata dos arquivos públicos e suas especificações.

Marque SOMENTE a informações corretas.

Antes de se guardar os documentos nas pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas, estando entre elas temos inspeção, que consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, porque vários motivos fazem-no chegar ao arquivo.

Com base no enunciado, marque os elementos que correspondem à inspeção.

É muito importante organizar o arquivamento de documentos para facilitar o acesso do usuário. Assim, com um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão público deverá decidir sobre o método de arquivamento a ser usado: alfabético; numérico; alfanumérico. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Marque o dado que não faz parte do método alfabético.

Arquivo é a designação de um conjunto de documentos acumulados e conservados por pessoas ou instituições para fins de prova ou informação. _{(MEDEIROS, João Bosco & HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Técnicas de Trabalho. Editora Atlas. São Paulo.)}

Para organizar um arquivo priorizando “nomes” deve-se seguir: