Questões de Arquivologia para Concurso

Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados nos serviços de Protocolo. Esse recurso pode melhorar o controle do trâmite e consequentemente diminuir o tempo de localização dos documentos. Entretanto, uma falha de registro na movimentação dos documentos aumenta muito o risco de não o localizar. Quais procedimentos o Arquivista responsável pelo Protocolo deve adotar para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos no sistema informatizado?

Dadas as afirmativas quanto às normas internacionais de descrição arquivística,

I. ISAD-G é a norma geral internacional de descrição arquivística.

II. A ISO:9000 é a norma de descrição arquivística canadense.

III. ISDF é a norma internacional para descrição de funções.

verifica-se que está(ão) correta(s)

O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos é conhecido pela sigla

As Instituições de Ensino Superior (IES), na maioria dos casos, possuem diversos campi distribuídos em várias unidades ou cidades. Uma alegação de um arquivista responsável por um Arquivo Central de uma IES para que um determinado acervo de outra cidade não seja recolhido ao Arquivo Central encontra justificativa no princípio que reside no fato de que: “para que os arquivos permaneçam vivos e sejam utilizados e melhor entendidos, eles devem, o mais possível, ser conservados nos meios donde emanam ou que influenciam a sua produção.”

ROUSSEAU, Jean-Yves ; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1994.

O princípio arquivístico a que o texto se refere é o da

A avaliação de documentos arquivísticos deve estabelecer os valores imediatos e mediatos dos documentos, com o objetivo de estabelecer seus prazos de guarda e eliminação. Dadas as afirmativas sobre essa atividade,

I. É uma atividade multidisciplinar e os prazos definidos nas legislações podem ser usados como parâmetro de guarda mínima.

II. Deve ser executada em acervos de caráter permanente e os produtores não devem participar dessa atividade.

III. É de responsabilidade da alta direção e o produtor é soberano para eliminar sem autorização prévia.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Dadas as afirmativas sobre as recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo,

I. Em caso de acervos danificados pela água, congelar imediatamente os encadernados em freezers, verticais ou horizontais, de preferência do tipo industrial, com temperatura mínima de -20° C.

II. Evitar o armazenamento de acervos em subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações, dando preferência a terrenos mais elevados, distanciados do lençol freático.

III. Os desenhos arquitetônicos e materiais de grandes dimensões devem ser enrolados cuidadosamente em tubos alcalinos, em formatos cilíndricos que se acomodem ao tamanho da gaveta ou da caixa.

verifica-se que está(ão) correta(s)

A enorme quantidade de documentos que caracterizam o arquivo permanente público e a necessidade de divulgação e da pesquisa impõem a conveniência das Instituições de Ensino Superior (IES) pensarem numa política de descrição para seus arquivos permanentes. A massa de informações contidas em um arquivo somente tem utilidade quando existirem instrumentos de pesquisa que permitam o acesso aos usuários. Considerando que a descrição tem como objetivo identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso a eles, o arquivista de uma IES, ao pensar na descrição multinível, do geral para o específico, elabora o guia do arquivo com base na NOBRADE. Nesse caso, quais níveis ele deve priorizar?

Dadas as afirmativas quanto à análise das tipologias documentais,

I. Os cartões de crédito e os testamentos são documentos diplomáticos.

II. Os relatórios e as notas ficais são documentos de guarda permanente.

III. Os atestados são documentos diplomáticos; entretanto, os atestados médicos podem ser ou não diplomáticos.

IV. Os cheques e as teses de doutoramento são documentos de caráter informativo e não diplomático.

verifica-se que está(ão) correta(s) apenas

A Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015, alterou a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Considerando as definições importantes no contexto daquele documento, se relacionarmos as colunas do quadro, obteremos, de cima para baixo, a sequência

Segundo a Terminologia Arquivística, o Princípio do Respeito à Ordem Original é aquele

Eliminar documento público sem a devida autorização é crime. Sua eliminação indiscriminada ou sua perda injustificável pode resultar em processos administrativos e penais. É necessária a implantação de uma efetiva política de gestão arquivística de documentos que prevê a existência de uma Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, que analisará as normas institucionais e a legislação brasileira relacionadas aos documentos arquivísticos, bem como o instrumento de gestão arquivística de documentos denominado Plano de Classificação, e criará uma Tabela de Temporalidade de Documentos, com os prazos de guarda dos documentos. Enquanto o documento não passar por essa avaliação, tem potencial para ser permanente e de interesse público e social. Dadas as afirmativas sobre a gestão de documentos aplicados aos arquivos de uma instituição de ensino superior,

I. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.

II. A utilização dos documentos inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.

III. A destinação de documentos inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação, a qual se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vista a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos característicos comuns, possibilitando suas definições técnicas. Mapa, cópia, audiovisual, papel, certidão de casamento e relatório são exemplos, respectivamente, de

Sem a classificação, fica comprometida a característica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relação aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção – ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vínculos orgânicos. Por consequência, a classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo – tanto a perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, o acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.

Gonçalves, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. p.13

A classificação de documentos

Assinale a alternativa que apresenta um procedimento de gerenciamento de produção documental.

A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, define a organização e administração das instituições arquivísticas públicas, estabelecendo que a “administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais”. Quais competências foram estabelecidas para o Arquivo Nacional?

Dadas as afirmativas relativas aos conceitos fundamentais da arquivologia,

I. O objetivo do arquivo é a acumulação de material, em sua maioria impressa, disposto ordenadamente para estudo pesquisa e consulta.

II. A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história.

III. Uma característica do arquivo é seu caráter orgânico, que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

IV. O arquivo especial é aquele constituído de documentos que perderam seu valor administrativo, que se conservam pelo seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

verifica-se que estão corretas

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas regras, chamadas de regras de alfabetação, que devem ser consideradas. Assinale a alternativa que traz uma regra incorreta.

Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: à administração e à história. Julgue as afirmativas seguintes.

I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).

III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

Pode-se afirmar que:

Segundo Mazulo (2010, p. 34), no processo de planejamento do arquivo deve-se considerar três sistemas para a guarda e preservação documental.

Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando cada sistema para guarda e preservação documental à sua respectiva definição.

COLUNA I

1. Direto

2. Indireto

3. Semidireto

COLUNA II

( ) Depende de um índice para ser consultado.

( ) Deve ser consultado sem auxílio de índice, mas com ajuda de tabelas.

( ) O arquivo é consultado diretamente.

( ) Utilizado quando há pouco volume de documentos.

Assinale a sequência CORRETA.

Para iniciar o processo de planejamento do arquivo, é importante conhecer os sistemas e as regras do método de arquivamento.

A esse respeito, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Os títulos que acompanham nomes completos não são considerados unidades de arquivamento e devem ser escritos entre parênteses após a última unidade.

( ) Registra-se sempre o último sobrenome seguido de vírgula, nome e prenome.

( ) Os sobrenomes compostos de substantivos e mais adjetivos devem sempre ser separados.

( ) Nomes de razões sociais são sempre registrados de forma direta.

( ) Os títulos que acompanham os nomes incompletos são considerados unidade de arquivamento.

Assinale a sequência CORRETA.