Questões de Concurso Para secretariado

Preencha as lacunas, considerando a aplicabilidade dos tipos de reuniões.

A reunião ____________________, realizada via internet, utiliza de ferramentas de chat ou softwares de comunicação instantânea.De outro modo, a reunião ____________________ proporciona um ambiente no qual os participantes são vistos holograficamente. Já a reunião do tipo ____________________ é constituída por um grupo de pessoas que se reúne frente a frente. Nessa linha, têm-se as reuniões do tipo ____________________ e ____________________, realizadas por meio de dispositivos integrados ou não, com hardwares, softwares, equipamentos e soluções específicos, como Skype, internet e redes privativas. Ainda, a reunião ____________________, que é feita em qualquer lugar específico, seja interno ou, sobretudo, externo (MAIA; OLIVEIRA, 2015).

A sequência correta é

Entre as técnicas secretariais, a técnica de documentação e arquivo está entre as de maior importância (BOND; OLIVEIRA, 2013b). Considerando as atividades de arquivo nas organizações, relacione suas funções às respectivas descrições.

1. Organizar

2. Classificar

3. Preservar

4. Facilitar consulta

( ) Constitui função de ordenação cronológica de determinado documento.

( ) Compreende a definição a que tipo de assunto um documento se refere.

( ) Indica função de agilidade referente às técnicas de documentação e de arquivo.

( ) Representa a guarda de um documento em segurança e à localização apropriada.

A sequência correta é

Tendo em vista o atendimento a clientes e ao público em geral, se focalizarmos as vantagens do bom atendimento, como discutido por Bond e Oliveira (2013b), abordaremos as seguintes situações, EXCETO:

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

O Dead line é essencial no processo de planejamento e operacionalização de uma viagem coorporativa porque é

No que se refere às características esperadas de um secretário executivo na atualidade, assinale a alternativa correta.

A profissão secretarial surgiu em meio à intelectualidade e aos centros de poder e decisões. Historicamente, é correto afirmar que

O mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e busca profissionais que possuam competências e habilidades capazes de acompanhar sua evolução. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa correta.

No que se refere à organização de viagens, assinale a alternativa incorreta.

O secretário executivo, ao liderar equipes de trabalho, precisará, entre várias estratégias, manter a equipe motivada. Uma equipe motivada trabalha com mais eficiência e apresenta melhores resultados. Em função disso, é necessário dar atenção às necessidades dos membros da equipe. Segundo Maslow, as necessidades são organizadas e dispostas em níveis em uma hierarquia de importância e influência. A propósito desse assunto, assinale a alternativa que apresenta essa hierarquia.

De acordo com o Código de Ética do Secretariado Executivo, assinale a alternativa correta.

O estudo da administração no curso de secretariado é importante porque as organizações

O domínio das técnicas secretariais é um dos fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das ferramentas que ela precisa utilizar no dia adia. O checklist é uma lista de verificação e o follow-up é considerado como

Com relação ao profissional de Secretariado podemos afirmar que: I - Na atualidade organizacional o profissional de Secretariado necessita de competências e habilidades para atender as demandas que o mercado exige. II - O mercado exige que o profissional de secretariado precisa ter visão global da empresa. III - Um novo profissional de secretariado precisa ser especialista, ou seja, "entender do negócio" , aplicando conhecimentos em benefício da empresa, ou, em outras palavras, gerando resultados. IV - Na maioria das vezes trabalha na empresa ao lado de quem tem o poder da decisão V- Apesar de necessitar de um perfil moderno, estes profissionais não necessitam de capacitação para trabalhar em um mundo globalizado e de constante mutação. São CORRETAS:

No seu dia a dia, o profissional do secretariado está em contato direto com diversos equipamentos que podem auxiliá-lo no cumprimento de suas tarefas. O bom uso e conhecimento destes artigos podem influenciar significativamente no desempenho do profissional.

Relacione CINCO Equipamentos (coluna à esquerda) a CINCO Funções e/ou Definições (coluna à direita), de forma que cada equipamento corresponda à sua respectiva função/definição:

(I) Notebook

(II) Calculadora

(III) Flip Chart

(IV) Pendrive

(V) Projetor Multimídia

(VI) Fax

(1) Este equipamento geralmente trabalha em conjunto com o notebook ou computador refletindo em uma tela a apresentação criada.

(2) Grande bloco de papel colocado em frente para o público no qual o apresentador, com um pincel atômico, expõe suas ideias.

(3) Funciona similarmente a um telefone móvel, pois pode ser transportado facilmente. É dotado de sinal 5G para comunicação de alta qualidade.

(4) Equipamento portátil, dotados de baterias que tradicionalmente podem ser de 3, 4, 6, ou 9 células recarregáveis. É capaz de processar, exibir e armazenar grande quantidade de dados.

(5) É um dispositivo portátil que armazena razoável quantidade de dados, podendo guardar documentos em formato digital e dados de qualquer formato multimídia, como imagens, mas é incapaz de reproduzir tais dados, pois não é dotado de tela.

(6) Sua principal função é realizar operações matemáticas de forma rápida. Pode também ser capaz de gerar gráficos.

Após relacionar as duas colunas, marque a opção que apresenta a correta relação.

As organizações esperam dos profissionais de Secretariado Executivo a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para desempenhar suas atividades, que seja digna de confiança, que saiba delegar atividades e que tenha habilidades para trabalhar em equipes. Assinale a ÚNICA opção que não condiz com as características da profissão.

A Secretária Executiva utiliza além das técnicas secretariais ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções. Faça a relação das colunas de algumas das habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

A. Motivação

B. Liderança

C. Comunicação

D. Administração do tempo

E. Responsabilidade e Decisões

F. Informática

( ) Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. Trata-se de um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

( ) As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A cada trabalho executado, o envolvimento da Secretária tem sido um verdadeiro desafio na sua carreira, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações com firmeza; determinação e coragem.

( ) Muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, como um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, esta habilidade deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa. A secretária pode atuar transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas, tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais.

( ) A fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional, a secretária deve saber utilizar esta habilidade muito bem. Para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que, inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária e do executivo.

( ) É um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente dessa habilidade dos indivíduos.

( ) É mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. Alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia.

Marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Anotar os compromissos do chefe na agenda e mantê-la atualizada.

( ) Planejar os recursos que são necessários para desempenhar a atividade e disponibilizá-los antes de iniciar a tarefa.

( ) Planejar e priorizar as atividades diárias.

( ) Ter disciplina no desenvolvimento de qualquer tarefa, ou seja, desempenhar uma atividade por vez e até o fim.

( ) Listar os assuntos pendentes em ordem de importância.

( ) Arquivar somente os documentos importantes e úteis.

A sequência está correta em:

Dentre os procedimentos abaixo listados, existe uma alternativa que não define a organização do ambiente de trabalho, que a secretária deve praticar na sua rotina diária. Marque esta opção.

A organização é essencial para a prática do secretariado. A falta desse atributo compromete a qualidade do trabalho da profissional. Além disso, o trabalho torna-se mais estressante, dificulta a localização de informações e prejudica a produtividade, ou seja, a vida da secretária na organização se torna o caos. Hoje, a secretária atua como uma gestora de processos e informações nas empresas. Assinale a única alternativa que contem as ferramentas necessárias ao desempenho de suas atribuições com eficiência e eficácia, além de manter o controle de tudo que está acontecendo ao seu redor.