Questões de Concurso Para secretariado

Saber usar o telefone é uma habilidade indispensável à(ao) Secretária(o). Isso porque utilizá-lo com eficiência, além de economizar dinheiro com ligações inúteis, inconvenientes e demoradas, transmitirá uma imagem positiva. Portanto, sobre o atendimento telefônico, assinale a alternativa correta.

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial muito parecidas, mas não idênticas. É característica somente do aviso

A carta é o documento usual de comunicação escrita entre as entidades, ou delas a clientes, uma vez que nela se concentram as observações, conselhos e comentários. Assinale a alternativa que apresenta dois estilos redacionais que caracterizam a carta como forma de correspondência.

No estudo da comunicação entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em consideração o aspecto do custo para a empresa, pois a análise da transmissão das informações mostra que essa é muito mais custosa do que se poderia pensar, não tanto devido às despesas de apoio necessárias, mas principalmente em função do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta. Nesse sentido, podem ser apontadas como causas do aumento de custos na estrutura organizacional:

Segundo Junior (2009), a mudança do conhecimento na contemporaneidade remete às várias reformulações que ocorreram no cenário social.

São transformações que apresentam a necessidade de uma nova abordagem no trato com o conhecimento na atualidade, EXCETO:

Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto à forma de registro dos fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, assinale a alternativa que traz a conceituação CORRETA.

A Redação Oficial é o meio pelo qual se procura estabelecer relações de serviço na Administração Pública e também considerada, em sentido amplo, como Redação Técnica. Assinale abaixo a opção que está em desacordo com os princípios da Redação Oficial.

O sistema de correio eletrônico (e-mail) é uma das formas mais utilizadas para comunicação nos setores de trabalho. Sua agilidade e rapidez são essenciais para uma comunicação eficiente e segura.
Dadas as proposições abaixo, sobre o tema, 
I. A caixa de entrada é o local onde ficam armazendas as mensagens recebidas; já a caixa de saída armazena as mensagens ainda não enviadas.
II. A caixa postal é identificada pelo endereço de e-mail e qualquer pessoa que souber esse endereço pode enviar mensagens. Também é possível enviar mensagens para várias pessoas ao mesmo tempo; para isto, basta usar os campos “Cc” e “Cco”.
III. Ao enviar uma mensagem com arquivo(s) anexo(s), deve-se atentar para o fato de existir um limite máximo para o tamanho total dos arquivos anexados.  
verifica-se que está(ão) correta(s

Um(a) secretário(a) da Assembleia Legislativa, ao receber um grupo de visitantes deve pautar suas ações, dentre outras, pelos princípios listados a seguir,  à exceção de um. Assinale-o.

As alternativas a seguir apresentam deveres fundamentais dos secretários, à exceção de uma. Assinale-a.

Um atestado é emitido quando se

O papel do novo secretário executivo deixou de ser apenas o cumprimento de atividades rotineiras, como agenda, correspondências e compromissos, para ser estratégico e autônomo, administrando informações, pessoas e processos. Nesse novo papel, torna-se imprescindível assumir um comportamento facilitador, de busca por resultados através da inovação e da leitura de cenários, maximizando o tempo do assessorado, que pode se manter totalmente focado para a gestão do seu negócio.
O texto faz um recorde de perfil profissional:

Follow up é um termo original do idioma inglês, que significa acompanhar, dar acompanhamento. Nas organizações, o termo é utilizado para buscar a devolutiva de um processo específico, objetivando medir a sua eficácia. Nas técnicas de arquivamento, essa técnica é utilizada para controlar

Em suas atividades rotineiras, o técnico em secretariado auxilia na organização de reuniões e eventos, preparação de viagens, controle de agenda e de visitantes, entre outras. Durante a execução dessas atividades, deve-se considerar que:

I – a aplicação do método PDCA garante, integralmente, a eficácia do processo.

II - o método PDCA auxilia na redução da carga de trabalho, pois distribui as tarefas para outros colaboradores.

III - as relações interpessoais podem ser facilitadas com a utilização do método PDCA.

IV - o método PDCA é uma ferramenta utilizada para processos principais e não de apoio.

Quantas dessas quatro afirmações são pertinentes?

Uma organização é um sistema aberto e sensível às informações que promovam transformações constantes. Para que essas transformações tenham efeito e tragam resultados, é necessário termos um ambiente limpo, organizado e de fácil acesso. A metodologia japonesa 5S auxilia na organização de qualquer ambiente, garantindo maior produtividade e resultados. Sobre essa metodologia é incorreto afirmar que

As barreiras ou ruídos existem em todas as fases do processo de comunicação, mas é mais provável que ocorram quando a mensagem é complexa, provoca emoções ou se choca com o estado mental do receptor. Na comunicação é inevitável que ocorra distorção na mensagem, evitando que o receptor tenha acesso pleno e total à informação disponibilizada. Quando temos mensagens mais complexas, é comum que o conteúdo entre em “choque” com o estado mental do receptor, alterando o resultado final. Para reduzir o impacto das barreiras e ruídos na comunicação, o emissor deve evitar

Quando se quer transmitir uma informação de um ponto ao outro, utiliza-se a comunicação em suas mais variadas e diversificadas formas de expressão.

Nas alternativas a seguir, considerando a ordem lógica, identifique quais são os processos principais da Comunicação:

“... o mau atendimento não é um problema de quem atende, mas uma questão gerencial, que começa no recrutamento, seleção e contratação do pessoal de atendimento, passa pelo aspecto de capacitação desse pessoal e da adequação do ambiente de trabalho e termina na avaliação constante da qualidade no atendimento. O mau atendente é apenas o agente do resultado da má gerência.” Trecho do livro Atendimento ao Público nas Organizações, quando o marketing de serviços mostra a cara.

As principais características inerentes à natureza da prestação de serviços são:

I – Intangibilidade: serviços são intangíveis, não podem ser tocados ou fisicamente segurados.

II – Intelectualidade: serviços são atividades intelectuais que demandam esforço mental antes do físico.

III – Inseparabilidade: serviços não podem ser prestados “pela metade”; sua oferta sempre é integral.

IV – Perecibilidade: serviços são perecíveis e não podem ser estocados; são consumidos no ato de sua prestação.

V – Heterogeneidade: serviços são adequados ao seu tomador sendo a percepção de quem recebe diferenciada.

Qual das características acima está explicada de maneira incorreta?

Para se adaptar às novas tendências mercadológicas, o técnico de secretariado deve fazer a manutenção constante dos atributos que o tornam apto ao exercício da função nos mais variados ambientes organizacionais. São seus atributos:

I – Boa aparência, formação em entidades de grande visibilidade no mercado, ambição, conhecimentos tecnológicos avançados.

II – Sensibilidade, lealdade, inteligência emocional, iniciativa, comprometimento, bom nível cultural.

III – Respeito, boa educação, determinação, autoconfiança, liderança, energias positivas.

IV – Forte senso crítico, domínio de matemática financeira, dedicação, lealdade, sensibilidade.

Quantos desses atributos estão corretos?

Analise a charge a seguir.

(Disponível em: <http://ejapadrehenrique.blogspot.com.br/2011/05/ortografia-conceito.htm>. Acesso em: 20 fev. 2013.)

Com base na charge e nos conhecimentos sobre comunicação e expressão, considere as afirmativas a seguir.

I. O secretário escreve mal em virtude de que o gerente sempre corrige seus textos, antes de encaminhá- -los para outras instâncias.

II. O secretário preocupa-se pouco com a escrita e com o respeito às normas cultas, já que o computador possui corretor ortográfico.

III. É esperada do secretário a redação de textos profissionais especializados, sem o auxílio do gestor.

IV. Uma ferramenta importante e que auxilia o trabalho do secretário é um dicionário de Língua Portuguesa, seja ele físico ou eletrônico.

Assinale a alternativa correta.