Questões de Concurso Sobre arquivamento em arquivologia

De acordo com Paes (2008), o método numérico dígito-terminal surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos os erros de arquivamento de grandes volumes de documentos, cujo elemento principal de identificação fosse o número. É indicado, portanto, para números muito grandes e difíceis de lidar, como no caso dos arquivos do INSS, hospitais e bancos. Com base no método de arquivamento numérico dígito-terminal, assinale a alternativa correta acerca do arquivamento, em termos de formatação e sequência, dos seguintes documentos, cujas numerações originais são: 156212; 186212 e 194111.

Os métodos de organização e de arquivamento de documentos, quando aplicados corretamente, garantem a eficiência na recuperação da informação, bem como a preservação dos registros administrativos. Considerando os principais métodos utilizados na Administração Pública, é correto afirmar que o método 

O e-Arq Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso, pelo tempo que for necessário. Em 2022, foi publicada uma versão atualizada do e-Arq Brasil, que explica que a captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) por meio de determinadas ações. Em relação a essas ações de captura, conforme a versão atual do e-Arq Brasil, considere os itens seguintes.

I. Registro
II. Classificação
III. Indexação
IV. Atribuição de metadados
V. Atribuição de restrição de acesso
VI. Arquivamento
VII. Difusão

Estão corretas as ações de captura dos itens

O arquivamento é um processo que organiza os documentos de forma lógica, permitindo encontrá-los facilmente quando necessários. Diante disso, qual seria o método mais eficiente para organizar leis e documentos protocolados?

Sobre as funções do arquivo, analise as sentenças:

I - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa.
II - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação,
III - Garantir o fluxo de pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa.
IV - Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação.
V - Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.
VI - Executar as funções específicas, conforme a organização e administração da instituição.

Após a análise, pode-se afirmar:

Com relação ao método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa que indica a regra correta de alfabetação para arquivar documentos que consideram os nomes de pessoas físicas.

No que se refere à organização e ao arquivamento, analise as assertivas abaixo:

I. O método alfabético organiza os documentos com base na ordem dos nomes ou títulos.
II. O setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro e tramitação de documentos.
III. O plano de classificação é dispensável quando o arquivamento segue a ordem cronológica.

Das assertivas, está correto o que se afirma em:

Arquivar é um processo que exige conhecimento e técnica, e existem vários métodos de arquivamento.

Conforme o documento Profuncionário (Caderno 13), o método mais simples, prático e que proporciona consultas diretas e rápidas é o

A organização e o registro de documentos e correspondências são tarefas fundamentais para garantir que as informações da empresa estejam sempre acessíveis e bem estruturadas. Para isso, é necessário adotar boas práticas de arquivamento e controle.

Assinale a alternativa CORRETA sobre o registro e organização de documentos e correspondências.

Com base nas definições do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), relacione a Coluna 1 à Coluna 2, associando os seguintes sistemas às suas respectivas definições.

Coluna 1

1. Sistema de arquivamento.

2. Sistema de arquivos.

3. Sistema de arranjo.

4. Sistema de gestão de documentos.

Coluna 2

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação de um ou mais fundos e/ou coleções.

( ) Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos ou arquivos, bem como o acesso às informações neles contidas.

( ) Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

A gestão de documentos é um processo que envolve registro, tramitação e arquivamento de informações. Sobre esses procedimentos, analise as assertivas abaixo:

I. O registro de um documento deve incluir informações como número de protocolo, data e remetente.

II. O arquivamento físico de todos os documentos é obrigatório mesmo em organizações que adotam sistemas digitais de armazenamento.

III. A tramitação consiste no envio de documentos para os setores responsáveis pelas suas respectivas análises.

Das assertivas acima, pode-se afirmar que: 

Durante uma auditoria interna, foi identificado que a tabela de temporalidade não estava sendo utilizada adequadamente no arquivamento dos documentos da escola. Sobre a tabela de temporalidade para arquivamento, marque a alternativa correta:

Uma instituição de ensino adotou um novo sistema de arquivamento para melhorar a organização e a recuperação de documentos. Sobre métodos de arquivamento, marque a alternativa correta:

Com relação às técnicas de arquivamento de documentos em uma instituição de ensino, é correto afirmar que:

Qual das alternativas descreve corretamente o procedimento para arquivamento de documentos no ambiente de trabalho?

Uma empresa pública está reorganizando suas rotinas administrativas para melhorar a eficiência. Durante esse processo, é importante garantir que todas as atividades sejam registradas de forma correta e arquivadas adequadamente. Acerca das atividades abaixo que faz parte das rotinas administrativas, marque a alternativa CORRETA:

O arquivamento de documentos corresponde a um modo de organização e armazenamento de documentos de forma sistemática, permitindo fácil identificação. Analise entre Verdadeiro (V) ou Falso (F) quais dos itens abaixo são técnicas de arquivamento de documentos utilizadas.

(__) Alfabética.

(__) Numérica simples.

(__) Método dígito-terminal.

(__) Método Dígito longitudinal.

A seguir assinale a alternativa com a ordem correta de cima para baixo:

Destaque a alternativa abaixo que condiz com o seguinte conceito: “acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”.