Questões de Concurso Comentadas sobre definições / fases da gestão de documentos em arquivologia

Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das versões destes, abrange todos os estágios de evolução dos documentos. Esse conceito refere-se a:

Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos da instituição. Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracterizadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação. Por fim a __________________ , responsável pelo desenvolvimento do "sistema" de avaliação documental, o qual determina quais documentos possuem valores permanentes.

Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas.

Ao conjunto de procedimentos e operações técnicas necessárias à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e guarda de documentos nas fases corrente e intermediária, que visem à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, denomina-se:

O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de:

A gestão documental acontece em quais idades do ciclo vital dos documentos?

De acordo com Schellenberg (2006), para o controle da produção documental, existem três aspectos que devem ser simplificados. São eles:

A Comissão Hoover (1946) aprimorou o trabalho de Charles Dewey, elaborando os conceitos referentes à

A gestão de documentos de arquivo deve ser realizada considerando-se os princípios arquivísticos. Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) em relação aos princípios arquivísticos fundamentais apresentados por Bellotto (2006). ( ) Um dos princípios que pode ser considerado fundamental em qualquer atividade arquivística é o princípio da organicidade, segundo o qual o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. ( ) Os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Essa definição refere-se ao princípio da cumulatividade. ( ) De acordo com o princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística, não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. ( ) Segundo o princípio da unicidade, arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados, no arquivo, a outros de origem distinta. Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo. 

Em relação à gestão arquivística de documentos, assinale a alternativa que está de acordo com as orientações e normas instituídas pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Com relação à fase da gestão de documentos em que são encontradas ações de organização e arquivamento de documentos na idade corrente, assinale a alternativa correta.

O ponto de partida para a análise dos processos de trabalho para a gestão de documentos de uma organização é a (o)

Na perspectiva da gestão de documentos, a análise do processo de trabalho tem como objetivo

“Os objetivos de documentos de arquivo de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SGDA) são alcançados com o estabelecimento de sistemas de captura e controle de documentos de arquivo que sejam confiáveis, seguros, conformes, compreensivos e sistemáticos.”

(ABNT NBR ISO 30 3000, 2016, 04.)

De acordo com o exposto, analise as afirmativas a seguir.

I. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros dão suporte à responsabilização e à gestão de riscos.

II. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes asseguram a responsabilização, a boa governança e a gestão de riscos.

III. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo compreensivos facilitam a eficiência e a eficácia organizacionais.

IV. Os processos de produção e a gestão de documentos de arquivo sistematizados ajudam a dirigir a organização de forma eficiente e a minimizar os riscos.

Assinale a alternativa que apresenta a quantidade de afirmativa(s) correta(s).

“A política de gestão documental contribui para uma administração pública transparente e responsável, mas também tem uma finalidade social: o acesso à informação.”

(Bernardes, 2015.)

Acerca da gestão de documentos, assinale a alternativa INCORRETA.

“A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. (...) Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.”

De acordo com a afirmativa anterior, relacione adequadamente os tipos de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos aos seus respectivos conceitos.

1. Sistema de gestão arquivística de documentos.

2. Gerenciamento eletrônico de documentos.

3. Sistema de informação.

4. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

5. Gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

A sequência está correta em

Acerca do ciclo vital dos documentos, analise as afirmativas, marque V para as verdadeiras e F para as falsas.

( ) A base da teoria das três idades encontra-se no ciclo vital dos documentos.

( ) A avaliação é uma atividade essencial do ciclo vital dos documentos.

( ) O ciclo vital dos documentos compreende três idades: produção, utilização e destinação.

( ) O tipo de tratamento e de guarda de um conjunto documental está relacionado ao seu ciclo de vida.

A sequência está correta em

Analise as afirmativas a seguir referentes à gestão de documentos.

I. A lei de arquivos trouxe uma uniformização da terminologia arquivística referente à gestão de documentos.

II. O domínio do conceito de gestão de documentos é imprescindível ao profissional de arquivo.

III. A produção, a utilização e a descrição correspondem às fases básicas da gestão de documentos.

IV. Os instrumentos de gestão de documentos garantem a preservação permanente dos documentos de valor imediato.

Estão corretas apenas as afirmativas

A incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento, é denominada

A implantação de programas de gestão de documentos, segundo Ana Célia Rodrigues, deve ser feita a partir do estudo analítico do órgão produtor, com a reunião de informações sobre sua estrutura organizacional e sobre as funções e atividades que desenvolve ao longo do tempo. A identificação da tipologia documental, nesse contexto, encontra fundamento nos princípios teóricos e metodológicos da

Dentre as funções que a organização de um arquivo apresenta NÃO podemos mencionar: