Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Com relação a métodos de arquivamento, julgue os itens a seguir. I O método ideográfico é aquele que organiza os documentos por assunto. Nesse método, os documentos podem ser organizados de forma alfabética ou numérica. Por exemplo, o método decimal é um método numérico ideografico. ́
II O método numérico dígito‐terminal organiza os documentos pelos dois últimos algarismos. É indicado para números grandes e faz parte dos sistemas diretos de arquivamento, pois não necessita de um índice para a localizaca̧ ̃o dos documentos.
III O método geografico e ́ aquele que organiza os ́documentos pela procedência ou pelo local. Por exemplo, os estados devem ser organizados alfabeticamente; dentro da pasta de cada estado, a capital deve ser colocada em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
IV A divisão da documentaca̧ ̃o em classes, segundo os temas e afins, caracteriza o método de arquivamento variadex. A quantidade de itens certos é igual a

Assinale a alternativa que apresenta algumas cautelas que devem ser observadas no ato do recebimento de processos, expedientes e/ou documentos.

A Divisão de Comunicações Administrativas pode se desdobrar em três seções. Qual é a seção que está encarregada, dentre outras atividades, de expedir documentos e processos para outros órgãos, empresas ou repartições?

Quando um processo é extraviado, compete ao protocolo a sua restauração com a obtenção de cópias dos documentos referentes ao mesmo. Se durante a restauração o processo original for encontrado, o que se fará com os documentos reunidos no novo processo?

Assinale a alternativa que apresenta situações de desarquivamento de documentos ou processos arquivados.

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar_______ e definir _______de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da __________ paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas.

Assinale a alternativa correta e respectiva quanto aos principais instrumentos que possibilitam a classificação e avaliação de documentos.

A Tabela de Temporalidade é um “registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente”.

(INDOLFO, Ana Celeste. Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995).

Referente a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documento de Arquivo, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F). 

( ) Ela determina os prazos de guarda documental na fase corrente, estabelecendo critérios de transferência para a fase intermediária, ou a sua destinação final: recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação.

( ) As leis nº 8.159, de 1991 e Lei nº 12.527 de 2011, norteiam as suas competências legais em instituições públicas.

( ) A Lei nº 5.433, de 1968 dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências.

( ) Pode ser elaborada a critério da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos(CPAD) do arquivo ou do próprio arquivista responsável.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

“Na fase de produção de documentos o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos_________ à administração da Instituição e evitadas a duplicação e emissão de vias desnecessárias: propor consolidação de___________ alterados ou atualizados com certa frequência, visando a perfeita compreensão e interpretação dos textos”  (PAES, Marilena Leite, Arquivo: teoria e prática. 3°ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro : FGV, 2004)
Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas.

Bernardes e Delatorre afirmam que a gestão documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento. Assim, garantindo o efetivo controle do documento desde sua produção até sua destinação final.

(BERNADES, Ieda Pimenta; DELATTORE, Hilda. Gestão Documental aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008.) 

Assinale a alternativa que apresenta de maneira correta as fases do documento arquivístico:

A câmara municipal eliminará documentos que já cumpriram sua função junto à administração pública e que não possuem valor de guarda permanente. A Lei de Arquivos determina, em seu art. 9º, que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, no âmbito do município, será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, determina que após a conclusão do processo de avaliação conduzido pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) da instituição pública, deverão ser elaborados certos documentos. Assinale a alternativa correta. 

A idade em relação ao ciclo de vida documental onde o documento tem valor secundário, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade. Assinale a alternativa correta.

No tocante à gestão de arquivos em um órgão público, pode-se afirmar corretamente que os documentos arquivados:

Assinale a alternativa correta no que se refere à função do setor de protocolo de um órgão público.

Numa escola que atende os cinco primeiros anos do ensino fundamental, há necessidade de emitir históricos dos alunos concluintes ao final do ano, para prosseguimento dos estudos em outra unidade escolar. Conforme o Programa Profuncionário, a fim de proporcionar consultas diretas e rápidas, os prontuários dos concluintes, após esse processo, deverão ser arquivados em ordem