Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

A classificação dos documentos de arquivo é feita pelo(pela)

Assinale a alternativa que apresenta atividade própria do protocolo.

Após o tempo de guarda no arquivo intermediário, os documentos podem ser

Os arquivos que contém documentos de uso constante são chamados de:

De acordo com a frequência de uso dos documentos, os arquivos são classificados em correntes, intermediários e permanentes.

I - Os arquivos correntes também possuem a denominação de segunda idade e guardam documentos consultados com frequência.

II- Os arquivos intermediários possuem documentos que serão guardados permanentemente ou documentos que serão eliminados após determinado tempo.

III - Os arquivos permanentes guardam documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental.

Assinale a alternativa CORRETA.

O Setor de Protocolo em um órgão público possui algumas atividades, dentre elas, ser responsável pelo recebimento, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Na etapa da autuação, o servidor público deverá seguir a seguinte rotina, EXCETO:

A alternativa que contém o instrumento arquivístico, aprovado pela autoridade competente, que tem por objetivos definir o prazo e a condição de guarda dos documentos, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitem, é denominado

Na gestão de documentos, as atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de ________________.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

A passagem de um documento para o arquivo permanente, independente de sua origem ser proveniente do arquivo corrente ou do intermediário, denomina-se:

De acordo com Paes (2004), as atividades dos arquivos correntes distribuem-se em cinco setores distintos, sendo eles: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e consulta e a destinação. No arquivamento, que é uma das tarefas de maior importância, pois facilita a recuperação e a disponibilização das informações contidas nos documentos, é necessário a utilização de um método de arquivamento que melhor se adapte à realidade da instituição. Quanto aos métodos, assinale a alternativa INCORRETA.

Dentro do contexto de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F). ( ) “Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, deve-se abrir as caixas e retirá-los.” Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento. ( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento. ( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Considere as afirmativas abaixo acerca de possíveis erros na Gestão de Documentos.

I. Falta de padronização por tipo e data.

II. Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos.

III. Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais

Estão corretas as afirmativas:

O protocolo, como área, possui atribuições específicas a serem observadas, devido à sua importância em qualquer política de gestão documental e a especificidade das atividades realizadas. A respeito das atribuições do procedimento do protocolo em documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade, assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme definição interna de cada Unidade, os documentos originais em suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros.

II. Expedir documentos via correios quando não for possível a expedição eletrônica.

III. Caso haja violação dos documentos recebidos via Correios, comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e à área ou ao servidor destinatário.

Assinale a alternativa correta

Documentos organizados e guardados de forma estruturada, com identificações que seguem padrões, são mais facilmente encontrados. Sob tal afirmação, assinale a alternativa incorreta.