Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Considere que: _____ é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao favorecimento de informações aos usuários internos e externos. O(A) _____ compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição) viabilizado a sua recuperação e o acesso a informação.

Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas

A (O) _____ é uma atividade de análise criteriosa dos documentos com o objetivo de realizar a manutenção da organização dos arquivos, identificando e mantendo os documentos em ordem. Consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

Sobre a gestão de documentos é possível afirmar que esse processo consiste, dentre outros, no gerenciamento de arquivos. Sobre este, analise as afirmativas abaixo.

I. Orçamentos e previsões orçamentárias.

II. Registros cadastrais de consumidores.

III. Contas de internet, água, luz, telefone etc.

Assinale a alternativa correta

O Artigo 3º da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, define gestão de documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Assim, como se denomina a passagem de documentos de arquivos correntes para arquivos intermediários?

Em relação a Gestão de Arquivos, aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes são denominados:

A tabela de temporalidade controla o acúmulo dos documentos, permitindo a eliminação daqueles que não são mais necessários às atividades da instituição e a preservação dos considerados de valor permanente. A fase arquivística que inicia a aplicação da tabela de temporalidade é a do arquivo

Os documentos de arquivo recebidos pela instituição devem ser entregues ao setor de protocolo, onde é efetuada a separação entre a correspondência particular e a oficial. Em seguida, são identificadas as correspondências ostensivas e as sigilosas. A primeira etapa que inicia a sequência de procedimentos a serem realizados no protocolo é

Acerca das atividades de protocolo, analise os itens a seguir e na sequência assinale a alternativa correta:

I- A expedição ou distribuição é a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário, sendo distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição;

II- A triagem consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade;

III- O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos.

Assinale a alternativa que indica corretamente atividades realizadas pelo setor de protocolo:

Considere que os documentos de um determinado órgão público estejam organizados por assunto. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se:

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa à facilidade de guarda e pesquisa. O método geralmente aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números, cuja peculiaridade que caracteriza o método é que os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda, formando pares é denominado:

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura. Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas, denominados:

Entende-se por correspondência externa aquela:

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. Sobre o tipo de arquivamento vertical, é correto afirmar.

O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento está condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização. Uma delas está corretamente indicada em: