Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

De acordo com Bond e Oliveira (2011), existem várias opções para arquivar documentos, todas válidas e funcionais, a escolha depende da forma como se prefere trabalhar ou do ambiente físico. Segundo as autoras, a forma de arquivamento mais utilizada, na qual todos os documentos são dispostos um atrás do outro, permitindo a realização de consultas rápidas sem remoção de documentos arquivados, denomina-se:

Gilberto, servidor da Prefeitura Municipal de Bagé, tem, entre suas atribuições, a tarefa de classificar documentos para serem arquivados em pastas em arquivos físicos. Gilberto arquivou diversos documentos tendo por base os nomes de determinadas pessoas. Sendo assim, segundo Bond e Oliveira (2011), e considerando o método de arquivamento alfabético, qual foi o arquivamento INCORRETO efetuado por Gilberto?

Segundo Bond e Oliveira (2011), os documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador, disquete, disco óptico, disco rígido e CD-ROM são classificados como documentos: 

Uma boa gestão de documentos, tanto físicos quanto digitais, é fundamental para a organização, a produtividade e a segurança da informação em qualquer instituição, permitindo uma rápida localização e acesso a dados importantes, além de garantir a conformidade legal e a preservação de registros essenciais. Sobre o que devem assegurar os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos, registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado.
(__)O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.
(__)A confidencialidade, quando aplicável.
(__)A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Fonte: Decreto nº10.278/2020.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

A tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.
Assinale a opção que apresenta o ciclo de vida de um documento que é usado com frequência.

A arquivologia envolve princípios, técnicas e práticas para gerir documentos em vários contextos, visando preservar a memória e garantir transparência e acesso à informação. Isso inclui a organização, conservação e recuperação eficientes de documentos, bem como a definição de políticas para arquivos físicos e digitais.

Com relação às noções de arquivologia, analise as afirmativas a seguir.


I. O princípio da proveniência exige que conjuntos documentais (fundos) de origens distintas não sejam mesclados, prevendo uma articulação do organismo produtor do documento com a função que este representa.
II. A teoria das três idades classifica os arquivos em primários, secundários e terciários, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores permanentes.
III. A gestão de documentos abrange o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à produção, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua alienação.

Está correto o que se afirma em 

A atividade de protocolo na qual se faz um cadastro do documento, podendo ser informatizado ou não, e em que é atribuído um número para seu acompanhamento denomina-se:

O instrumento que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos, é conhecido como:

O método de classificação de documentos que representa uma lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor e que permite atualizações periódicas denomina-se:

A transferência é a passagem de documentos de um arquivo corrente para um arquivo intermediário. Esses documentos transferidos para os arquivos intermediários poderão ter como destino final:

Leia o cenário a seguir, considerando o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Benedito é arquivista e trabalha no arquivo central do Instituto de Ciências Exatas e Biológicas (ICEB) da UFOP, responsável pela custódia dos documentos na fase intermediária e permanente da unidade. Na primeira semana de janeiro de 2024, tendo em vista o término do segundo semestre letivo de 2023, os secretários do Programa de Pós-Graduação em Química (PPGQUIM), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação (PPGCC) e do Programa de Pós-Graduação em Ciências Biológicas (PPG-CBIOL) encaminharam para o arquivo, acompanhados dos termos de transferências e de listagens descritivas, os seguintes documentos originais, devidamente acondicionados identificados:

• Dois projetos pedagógicos do PPGQUIM. O primeiro datado de 2015 e com as seguintes informações na capa no processo: “Aprovado no Conselho em 27/09/2015, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2016” e “Vigente até o segundo semestre de 2023”. O segundo com seguinte informação na capa do processo: “Aprovado no Conselho em 22/11/2023, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2024.”
• Cinco processos de credenciamento para orientação no PPGC, sendo dois de docentes da linha de pesquisa Química de Substâncias Biologicamente Ativas e três de docentes da linha de pesquisa Síntese Inorgânica e Catálise. Os cinco processos contêm a seguinte informação registrada na capa: “Credenciamento aprovado na Reunião do Colegiado de 15/11/2003. Vigência: 02 anos.”
• A Resolução da reitoria homologando a criação do PPG-CBIOL, cuja data é 10/03/1994.

Benedito devolveu todos os documentos aos devidos secretários, pois detectou equívocos.



Considerando o cenário e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos apresentados anteriormente, analise as justificativas a seguir.

I. Benedito devolveu os dois projetos pedagógicos para a Secretaria do PPGQUIM, porque ambos ainda estão na fase corrente e não devem ser transferidos ao arquivo intermediário.
II. Benedito devolveu os 5 processos de credenciamento para orientação para a Secretaria do PPGC, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e os documentos em questão devem ser recolhidos ao arquivo permanente.
III. Benedito devolveu a Resolução para a Secretaria do PPG-CBIOL, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e a Resolução deve ser recolhida ao arquivo permanente.

Estão incorretas as justificativas

Leia o texto e observe o diagrama a seguir.
“A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos deve seguir os passos indicados no diagrama a seguir, de acordo com as orientações prestadas pelas equipes de gestão de documentos do Arquivo Nacional, localizadas no Rio de Janeiro e no Distrito Federal.” 



BRASIL. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Procedimentos preliminares para elaboração de código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: atividades-fim. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2021. p. 2.

Com relação à elaboração do Código de Classificação de documentos e à elaboração da Tabela de temporalidade e destinação de documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. O Código de Classificação deve ser estruturado com vistas a contemplar todas as funções e atividades do órgão de forma hierárquica, partindo-se sempre do mais específico para o mais geral.
II. É recomendado considerar, na estruturação do Código de Classificação, nomes específicos de programas e projetos.
III. O método de codificação adotado deve ter como principal qualidade a facilidade de uso, expansão e memorização.
IV. Na determinação do prazo de guarda, deve ser observado o valor probatório dos documentos.
V. Identificados os valores primário e secundário atribuídos aos documentos, é definido o prazo de guarda no arquivo corrente e no arquivo intermediário, determinando a sua destinação final, a eliminação ou a guarda permanente.

Estão incorretas as afirmativas

Leia o texto a seguir.

“De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gênero, espécie, tipo e natureza do assunto.”
BRASIL. Ministério da Justiça e Segurança Pública. Arquivo Nacional. Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2019. p. 12. (grifo nosso)

São exemplos de gênero e natureza do assunto, respectivamente: 

Assinale a alternativa correta com relação ao setor de protocolo e às suas atividades.

Observe a seguinte lista de nomes:

1. Alex Trindade 2. João Botelho 3. Augusto Botelho 4. A. Botelho 5. Alex Trindade Filho

Considerando o método alfabético de arquivamento e as regras de alfabetação, assinale a alternativa que indica a ordem correta dos nomes.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) com relação à organização de arquivos.

( ) No arquivamento de fotografias é irrelevante a identificação de quem é quem nas fotografias.
( ) Para o arquivamento de recortes de jornal, é indicada a colagem de cada recorte em folhas de papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem.
( ) No arquivamento de catálogos impressos, sugere-se que o método aplicado seja o alfabético, tanto para os nomes de firmas e de artigos referenciados nos catálogos, quanto para os assuntos.
( ) A microfilmagem é um processo em que ocorre a conversão de um documento para códigos digitais, correspondendo à digitalização destes.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

A natureza essencial do protocolo, em relação a todo o serviço público, está presente nas alternativas a seguir, à exceção de uma.
Assinale-a.

Em relação aos métodos ideográficos de arquivamento de documentos, o que cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, estabelecendo uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico é denominado

Em relação ao acervo na fase intermediária, assinale a alternativa que não constitua uma de suas características