Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

Com base no processo de organização de arquivos, a etapa que representa checar o que a empresa tem atualmente disponível e observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado, denomina-se:

Sobre o processo de organização de arquivos, a etapa que levar em conta a divisão por tipo de materiais, cuidados específicos de armazenagem com cada um deles e a definição de quem terá acesso a quais documento, é chamada de:

Arquivos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracterizam-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura). De acordo com a classificação dos arquivos relacionados aos aspectos das entidades mantenedoras, arquivos de empresas, indústrias ou escritórios são de característica:

É prática comum nas organizações a revisão de seus arquivos e documentos de tempo em tempo dentre as ações são utilizadas técnicas de eliminação e descarte de documentos que perderam sua validade. Assinale a alternativa correspondente a esses tipos de documentos.

Existem tipologias distintas na classificação e recepção de documentos.

A codificação de documentos numa empresa permite que diversas tarefas sejam otimizadas visando a racionalidade organizacional.

Analise os itens abaixo, quais se enquadram nas atividades de codificação de documentos necessárias para o bom andamento da gestão organizacional:

(__)Identificação de códigos GL.

(__)Definição de mapeamento logístico para documento.

(__)Rejeição de documentos.

(__)Aumento da prioridade de um documento.

A seguir assinale a alternativa que contém a ordem CORRETA de cima para baixo:

A sobrecarga de espaço físico é um problema comum no meio organizacional. Neste sentido são utilizadas técnicas de destruição de documentos que cumpriram sua função ou sua validade já foi extinta tornando-se obsoletos. Assinale a alternativa correspondente a este procedimento.

Dentre os procedimentos de catalogação de documentos, assinale a alternativa correspondente ao procedimento formal estabelecido pela empresa caracterizado por ser o trajeto que o documento percorre desde o momento da recepção na empresa até o destinatário final tendo cumprida a função.

A codificação documental é uma tarefa que requer detalhes e técnicas refinadas de organização. Assinale a alternativa correspondente ao tipo de codificação caracterizada pela utilização exclusivamente de letras sendo dispostos de maneira lógica e buscando ordenamento dos itens:

A fase da gestão de documentos que envolve a atividade de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, que decide quais os documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente é a:

A gestão de documentos possui quatro níveis de aplicação. Aquele que estabelece que os órgãos devem contar, no mínimo, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para recolher à instituição arquivística pública os de valor permanente, é chamado de nível:

O método de arquivamento cuja documentação é dividida em classes, partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia, é conhecido como:

De acordo com as características do arquivamento horizontal, sabe-se que:

Dentre as etapas da operação de arquivamento, aquela que consiste na separação e reunião de um conjunto dos documentos classificados sob um mesmo assunto é chamada de:

"A organização do arquivo escolar deve ser feita de forma clara e eficiente, permitindo a rápida localização dos documentos necessários." - Nilson José Machado.

De acordo com a norma de arquivamento, qual é a forma correta de arquivar uma ata de reunião de conselho de classe?

Realizar a gestão eficiente de documentos físicos é um dos grandes desafios das empresas e instituições, sejam elas pequenas ou não, tendo em vista que muitas vezes o fluxo de informações é grande e faz-se necessário utilizar métodos (técnicas) de arquivamento de documentos para lidar com o enorme volume gerado. O método de organização e arquivamento de documentos físicos que utiliza cores para categorizar e identificar pastas, arquivos e outros documentos denomina-se:

Sobre o ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir.

I. São constituídos de documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes.

II. Composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico.

III. Formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

As afirmativas I, II e III estão se referindo, respectivamente, aos documentos denominados:

O E-Arq Brasil (2022) define Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos como sendo:

O chamado "controle de multicópias" refere-se às medidas implementadas para evitar a criação excessiva e descontrolada de cópias de documentos. Esse controle é importante para evitar redundância, facilitar a localização dos documentos e otimizar o uso de recursos. Algumas estratégias eficientes para o controle de multicópias incluem: políticas de cópias, uso de cópias digitais, controle de impressão e compartilhamento de documentos.

Julgue o excerto apresentado e assinale a alternativa correta:

Considere as afirmativas relacionadas à produção e utilização de documentos apresentadas a seguir e registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)Durante a produção de documentos, é essencial adotar boas práticas de redação e revisão, garantindo qualidade e consistência das informações registradas.

(__)A produção de documentos é um processo que envolve várias etapas, desde o seu descarte até a sua geração de valor.

(__)A utilização de documentos envolve a decisão sobre o que fazer com eles ao final de sua vida útil, sendo que a escolha de preservação permanente ou eliminação definitiva é feita a partir de dados objetivos.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Esta fase diz respeito à capacidade de localizar e disponibilizar documentos de forma eficiente. É essencial fazer uma indexação adequada dos documentos, aplicar técnicas de busca, como palavras-chave, filtros e lógicas operacionais, e desenvolver interfaces de pesquisa amigável. Além disso, é importante garantir o acesso controlado, com a definição de políticas de privacidade, restrições de acesso e proteção da informação sensível.

O excerto apresentado faz referência à chamada: