Questões de Redação Oficial - As Comunicações Oficiais para Concurso
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I - Em documentos oficiais, a diagramação a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12, no texto em geral; 11, nas citações; e 10, nas notas do rodapé. Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em branco entre os parágrafos. Eles devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens, ou títulos e subtítulos.
II - No despacho, utiliza-se somente a frente da folha do despacho, não permitindo a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar os espaços em branco da última folha de despacho, carimbando “Em branco”.
III - O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto. Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”). Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, devem apresentar, como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão. Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Use também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em minúsculas. Conclua sua mensagem simplesmente com “Atenciosamente”, “Respeitosamente” ou “Saudações”.
IV - Inclua uma assinatura na mensagem eletrônica. Ela poderá apresentar sua titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço da instituição; mantenha essa assinatura curta, no máximo quatro linhas.
Conforme o Manual de Redação Oficial da Presidência da República (2002), o vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo.
Por exemplo: “Excelentíssimo Senhor Presidente da República”.
As demais autoridades que não ocupam cargos de chefes de poder são tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Por exemplo, “Senhor Senador”.
No envelope, o endereçamento de uma comunicação dirigida às autoridades tratadas por Vossa Excelência, com sede em Brasília, ocupantes de cargos de ministros deve ter a seguinte forma: