Questões de Secretariado para Concurso

Q2255728

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255728 Secretariado

A etiqueta pode ser definida como um conjunto de regras de boas maneiras que estabelecem o comportamento das pessoas.
Frente ao exposto, assinale a alternativa que compromete um comportamento adequado em relação à etiqueta no ambiente profissional.

A

Nas apresentações cite em primeiro lugar o nome da pessoa mais jovem, ou menos importante, pela posição ou cargo que ocupa.

B

Ao tomar conhecimento que algum colega está passando por dificuldades, procure-o e questione para maiores informações sobre o ocorrido.

C

Caso trabalhe com alguém de quem não gosta, troque cumprimentos, mantenha distância e não comente a antipatia que sente.

D

Em eventos corporativas, mantenha a discrição, esquivando-se dos comentários maldosos sobre a festa e as atitudes dos colegas.

E

Ao chegar e ao sair, cumprimente as pessoas que estiverem pelo percurso, seja com um aceno, uma fala, seguido ou não de um aperto de mão.

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Q2255724

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255724 Secretariado

O secretário executivo deve ter conhecimento dos diversos tipos de eventos realizados por instituições públicas e privadas. Como responsável por um grupo que irá organizar uma “mesa-redonda”, ele esclarece que, nesse tipo de evento,

A

expositores debatem sobre uma determinada temática, sob a coordenação de um mediador, cabendo à plateia comportar-se como espectadora sem fazer perguntas.

B

os especialistas explanam sobre um tema técnico, com a presença de um coordenador e a plateia participa com perguntas, visando um intercâmbio de informações.

C

os expositores ficam sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para a exposição, e posterior debate, podendo a plateia encaminhar perguntas à mesa.

D

diversos assuntos são apresentados por especialistas, com a presença de um coordenador, sendo que a dinâmica dos trabalhos é escolhida pelo organizador.

E

a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador, sendo que o assunto exposto é do conhecimento da plateia que participa em forma de grupos.

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Q2255722

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255722 Secretariado

Letícia e Rafael, secretários executivos de uma instituição pública, foram designados para organizar uma reunião a pedido de seu superior imediato. Algumas dúvidas surgiram quanto ao planejamento e à organização da reunião, porém, após discutirem sobre o assunto, concluíram que

A

a identificação clara do propósito da reunião é o primeiro e mais importante passo da organização, uma vez que será o fio condutor do planejamento e da condução da reunião.

B

a construção da pauta deve considerar, dentre outros pontos, os tópicos específicos e tempo para cada um e devem ser organizados de forma lógica por importância, complexidade e conveniência.

C

a ausência de prioridade por importância ou urgência dos assuntos a serem discutidos não causa impacto significativo no cronograma definido quanto do envio da pauta da reunião.

D

a comunicação sobre a reunião deve ser enviada aos participantes com antecedência de dois dias para que estes possam confirmar presença e preparar, se necessário, a confecção de algum relatório.

E

a preparação da logística no que se refere ao local e aos recursos audiovisuais deve considerar a média dos participantes convocados de forma a otimizar o espaço a ser utilizado.

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Q2255721

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255721 Secretariado

A reunião consiste em uma troca de informações para o esclarecimento de um ou mais assuntos. Uma reunião deliberativa tem como objetivo

A

apresentar um determinado assunto, que requer uma tomada de decisão, visando obter sugestões de diferentes pontos de vista e uma solução consensual.

B

acompanhar o desempenho dos colaboradores em determinada atividade que está em desenvolvimento, de forma a definir o melhor processo de trabalho.

C

comunicar decisões tomadas, fatos ou eventos ocorridos, além de receber informações dos colaboradores sobre os assuntos abordados.

D

estimular os participantes a pensarem em conjunto sobre um determinado tema, para posterior avaliação e aplicação das ideias propostas.

E

tratar de assuntos emergenciais, de forma que os participantes opinem e definam estratégias para solução de eventuais ocorrências semelhantes.

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Q2255717

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255717 Secretariado

O profissional que atua como secretário executivo, além das competências e habilidades requeridas para exercer sua função, deve ter uma visão abrangente de diversas áreas da organização, dentre elas a de administração de materiais.
Com relação ao exposto, é correto afirmar que a gestão de materiais objetiva

A

ter os materiais necessários, na quantidade certa, no local certo, na qualidade requerida e no tempo oportuno à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo.

B

fornecer dados estatísticos sobre a quantidade, a distribuição e o custo do estoque de materiais adquiridos, de forma a racionalizar a produção e entrega de bens.

C

analisar o orçamento para a aquisição dos materiais necessários à produção de bens, bem como a manutenção de custos baixos e dos investimentos.

D

controlar os registros e informações que envolvem as etapas do fluxo de suprimento de bens, de forma a otimizar o fornecimento de produtos acabados.

E

registrar e avaliar os principais dados e a seriação que caracterizam e individualizam cada item de matéria-prima e insumos utilizados na produção.

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Q2255716

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255716 Secretariado

Os secretários executivos de uma instituição pública sabem que com relação à produção de cartas, de modo geral, estas apresentam a seguinte estrutura:

A

localização, destinatário, referência, argumento, fechamento e assinatura.

B

local, data, vocativo, corpo do texto, despedida e assinatura.

C

local, vocativo, introdução, argumentação, conclusão e rubrica.

D

localidade, data, saudação, desenvolvimento do texto, despedida e nome.

E

cidade, data, vocativo, assunto, estrutura textual e assinatura.

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Q2255715

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255715 Secretariado

O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal da organização em determinado momento. Essa representação gráfica pode ser feita de várias formas, considerando-se as características de cada organização.
Entre as formas mais comuns, a que é utilizada quando se deseja mostrar apenas como os grupos se constituem, sem enfatizar a hierarquia, é denominada

A

estrutural.

B

funcional.

C

horizontal.

D

matricial.

E

radial.

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Q2255714

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255714 Secretariado

Dentre os símbolos mais comumente utilizados em um fluxograma, podem ser citados o retângulo e o losango que indicam, respectivamente:

A

um processo previamente definido e uma conexão.

B

os documentos do processo e uma anotação.

C

um determinado processo ou ação e uma decisão.

D

um procedimento manual e uma transmissão de informação.

E

o início ou fim de um fluxo e um grupo de instruções.

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Q2255713

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255713 Secretariado

Para auxiliar no gerenciamento e controle das diversas atividades sob sua responsabilidade, Suzana que atua como secretária executiva de uma instituição pública, optou por elaborar um cronograma.
Ela sabe que o planejamento de um cronograma considera, as seguintes etapas:

A

estabelecimento das atividades, estimativa para os recursos, controle de tempo das atividades, roteiro e efetuação do cronograma.

B

definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa de duração das atividades, desenvolvimento e controle do cronograma.

C

detalhamento das atividades, classificação das atividades, especificação do prazo de entrega das atividades, execução e avaliação do cronograma.

D

visualização analítica das atividades, descrição das atividades, gerenciamento do tempo de cada atividade, estruturação e checagem do cronograma.

E

listagem das atividades, estabelecimento de metas para a realização das atividades, duração esperada das tarefas, implantação e gestão do cronograma.

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Q2255712

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255712 Secretariado

Para agilizar algumas tarefas, o profissional que atua como secretário executivo sabe da importância das planilhas eletrônicas como ferramenta de trabalho. Dentre as diversas vantagens que apresentam, ele sabe que as planilhas

A

organizam e gerenciam conjuntos complexos de dados por meio de colunas identificadas com números.

B

auxiliam na coleta de dados de forma estruturada e realizam por meio de fórmulas numéricas a comparação entre esses dados.

C

contêm células distribuídas em colunas e linhas, realizam cálculos matemáticos, classificam e filtram dados.

D

criam soluções personalizadas para estruturar os dados contidos nas linhas, possibilitando a criação de mapas estatísticos.

E

automatizam por meio de gráficos dinâmicos os dados e as funções numéricas para a execução de cálculos e operações matemáticas.

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Q2255711

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255711 Secretariado

Dentre as alternativas a seguir, indique aquela que apresenta um fator que impossibilita que a comunicação verbal flua de forma positiva.

A

A utilização de pouco ou nenhum jargão.

B

A articulação das palavras de forma clara e compreensiva.

C

A presença de pausas para concatenar as ideias.

D

O uso expressivo da linearidade no diálogo.

E

Uma boa interpretação das informações transmitidas.

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Q2255710

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255710 Secretariado

Assinale a alternativa que apresenta corretamente características da comunicação impessoal e pessoal em relação aos elementos do processo de comunicação.

A

Na comunicação impessoal, a mensagem transmitida é uniforme e sua forma e conteúdo não são controláveis. Já na comunicação pessoal, a mensagem é adaptável, sendo controláveis sua forma e conteúdo.

B

Na comunicação pessoal e na comunicação impessoal, a atenção do receptor é facilmente captada e retida. O mais importante é a mensagem e não a interação entre os indivíduos.

C

A eficácia da comunicação impessoal é observada no fato de que a apresentação do feedback ocorre de forma individualizada e imediata, diferentemente da comunicação pessoal, que impossibilita respostas imediatas.

D

O conhecimento do interlocutor ocorre de forma plena em ambos os tipos de comunicação, sendo poucas as probabilidades para erros de código. O único aspecto divergente é a maneira com a qual o emissor transmite a mensagem.

E

No que se refere ao suporte, os contatos são personalizados tanto na comunicação pessoal quanto na impessoal. A diferença está no número de contatos que ocorre em determinado período de tempo.

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Q2255709

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255709 Secretariado

A ética profissional é responsável por promover comportamentos positivos dos funcionários e sua presença no ambiente de trabalho gera

A

aumento da motivação e engajamento dos envolvidos, boa comunicação e convivência, clima harmonioso entre funcionários, com atuação dissociada da política organizacional.

B

maior produtividade, comprometimento com a imagem positiva da empresa, clima mais colaborativo e harmonioso entre os funcionários e criação de ruídos na comunicação.

C

melhoria do clima organizacional, fortalecimento da imagem da empresa, aumento de produtividade, redução de conflitos com foco em boa comunicação e convivência.

D

criação de uma imagem positiva da empresa, aumento na produtividade e na motivação, enfoque na boa comunicação, manutenção de um clima acirrado e competitivo.

E

aumento de produtividade, fortalecimento da imagem da empresa, mudança da cultura organizacional com visão na competitividade, redução de conflitos e de colaboração.

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Q2255708

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255708 Secretariado

Qualidade e organização são fatores fundamentais ao trabalho do secretário executivo com foco no alcance da eficácia profissional.
Considerando-se o exposto, é correto afirmar que

A

a organização do trabalho inclui um conjunto de elementos que contribuem para a realização simultânea das atividades minimamente urgentes.

B

as pessoas eficazes têm foco na contribuição que podem dar à organização, olhando além do próprio trabalho em direção às metas.

C

a qualidade do trabalho está relacionada ao uso racional e econômico dos insumos para a consecução dos processos administrativos.

D

a eficácia profissional garante o incremento das competências pessoais para que os compromissos sejam obtidos de forma sinérgica.

E

a organização do trabalho se refere ao alinhamento das metas específicas do processo produtivo com a estruturação dinâmica das ações diárias.

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Q2255707

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255707 Secretariado

Um atendimento de qualidade objetiva satisfazer as demandas de informação, produtos ou serviços que um cidadão apresente. Assim, dois fatores essenciais para um bom atendimento são

A

a atemporalidade e a reatividade.

B

o acolhimento e a ambiguidade.

C

o julgamento e a objetividade.

D

a parcialidade e o conhecimento.

E

a tempestividade e a suficiência.

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Q2255706

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255706 Secretariado

Diversas são as formas de atendimento virtual disponíveis no mercado, sendo que algumas delas são mais utilizadas pela sua facilidade de uso e acessibilidade. Dentre as principais, citam-se:

A

mensagens via SMS, videoconferência, Skype, chat e Instagram.

B

teleconferência, Facebook, e-meeting, Messenger e plataforma Zoom.

C

WhatsApp, autoatendimento, mensagem RCS, site e conference calls.

D

redes sociais, chat, e-mail, WhatsApp e autoatendimento.

E

agendamento online, e-mail, Hangouts, Twitter e site.

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Q2255705

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255705 Secretariado

O atendimento telefônico é um grande diferencial no relacionamento com o cliente. A maneira como o cliente é tratado certamente influenciará na sua percepção quanto à organização.
Diante do exposto, assinale a alternativa que indica um erro nesse atendimento.

A

Falar pausadamente e com segurança, procurando ser objetiva na mensagem.

B

Usar um tom de voz imperioso com clientes que demonstrem irritação.

C

Ser proativo demonstrando boa vontade em ajudar o interlocutor.

D

Atender a ligação no máximo até o terceiro toque, garantindo rapidez no processo.

E

Ouvir o interlocutor com atenção e respeito, evitando interrompê-lo na transmissão de detalhes.

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Q2255704

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255704 Secretariado

Uma ferramenta importante para o bom desempenho do trabalho é a agenda, uma vez que não se pode confiar na memória ao planejar e organizar as atividades do cotidiano. Tanto a agenda convencional quanto a digital apresentam vantagens e desvantagens.
Considera-se como uma limitação da agenda digital

A

a edição ou exclusão de compromissos de forma ágil.

B

a facilidade de adicionar e lembrar de eventos recorrentes.

C

a dependência de uma plataforma e de layouts prontos.

D

o uso de alarmes e lembretes antes do horário determinado.

E

o compartilhamento de horários disponíveis para agendar reuniões.

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Q2255703

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255703 Secretariado

Das situações apresentadas a seguir, assinale a que aponta uma diferença entre follow-up e follow through.

A

O follow-up refere-se a um reagendamento de compromissos, e o follow through ao cancelamento deles.

B

O sentido do follow through baseia-se em fazer uma lista de assuntos pendentes, e o do follow-up na finalização deles.

C

O recurso do follow-up evita que ocorra o esquecimento de realizar tarefas, e o do follow through contribui para a prospecção do trabalho.

D

A técnica de seguimento do follow through complementa uma agenda, e a do follow-up categoriza os prazos das tarefas.

E

O acompanhamento de assuntos pendentes refere-se ao follow-up, e a continuidade e término de uma atividade ao follow through.

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Q2255702

Ano: 2023 Banca: VUNESP Órgão: DPE-SP Prova: VUNESP - 2023 - DPE-SP - Agente de Defensoria Pública - Secretário/a Executivo/a |

Q2255702 Secretariado

Em razão das várias atribuições e responsabilidades requeridas em suas atividades, o secretário executivo sabe da importância de administrar o tempo, de forma a evitar os seus desperdiçadores. As causas de desperdício do tempo podem ser divididas em categorias, sendo uma delas a estrutural

A

proveniente dentre outros pontos, da indefinição dos níveis de responsabilidade/autoridade, ausência, insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas e níveis hierárquicos não definidos claramente.

B

referente a fatores socioambientais que podem ser divisões inadequadas dos ambientes de trabalho, áreas com diferentes atribuições e grau de movimentação localizadas num mesmo ambiente, entre outros pontos.

C

relativa aos traços, valores e hábitos do que caracteriza uma cultura organizacional, tais como as políticas de portas abertas, a informalidade, os pontos de caráter pessoal manifestado pelo estilo de cada colaborador.

D

decorrente de distribuição física não planejada devido a fluxos de trabalho ou informações, excesso de formalismo, mentalidade competitiva, assim como uma visão sistemática dos processos organizacionais.

E

a fatores relacionados às habilidades de supervisão e gerenciamento de equipes e trabalho, que podem ocorrer nos processos de comunicação, delegação, liderança, motivação e desenvolvimento profissional.

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