Questões de Concurso Público MI 2009 para Assistente Técnico Administrativo
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A correspondência particular não deve ser expedida pelas unidades de protocolo — central ou setorial — do órgão.
As correspondências tais como ofícios, memorandos e avisos são classificadas quanto à natureza em secreta, confidencial, ultrassecreta e reservada.
O recebimento, o registro, a movimentação e a expedição de documentos são atividades de responsabilidade do setor de protocolo.
A autuação mencionada na situação descrita é o termo que caracteriza a abertura do processo.
O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.
Por meio da operação conhecida como juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias semelhantes.
O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.
As folhas do processo que tramita pelos setores que decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente.
A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo — ofício ou carta — não deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espécie do documento e o órgão emissor para, em seguida, encaminhá-lo imediatamente ao seu destinatário.
A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.
Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.
Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz
Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.
Caso seja necessário adotar o método dígito-terminal nos documentos referentes à correspondência com órgãos públicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um número a cada órgão público ou entidade da sociedade civil, obedecendo a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.