Questões de Concurso Público ABIN 2010 para Oficial Técnico de Inteligência – Área de Arquivologia
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Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
O programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos onde as informações sejam produzidas e armazenadas.
São requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor e integração de sistemas com legados.
Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
Incluem-se, entre os exemplos de metadados de documentos digitais, o código de classificação, a tipologia documental e o contexto tecnológico.
Os documentos digitais acumulados pelos órgãos da administração pública federal devem ser enviados em mídias ou protocolos de transmissão previstos pelas normas do Arquivo Nacional.
Na listagem descritiva para transferência ou recolhimento de documentos digitais de arquivo, dispensam-se as informações relacionadas às eliminações realizadas.
A presunção da autenticidade dos documentos digitais transferidos ou recolhidos à instituição arquivística pública é feita a partir de informações, principalmente dos metadados relacionados aos documentos digitais, tais como: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, entre outros.
Por motivo de segurança, é imprescindível que o órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais mantenha, permanentemente, uma cópia desse material.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos digitais às instituições arquivísticas públicas são completamente diferentes dos adotados para os documentos em outros suportes documentais.
O documento digital pode ser transferido ou recolhido em qualquer formato à instituição arquivística pública.
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar exclusivamente documentos arquivísticos digitais em ambiente eletrônico.
O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzam e mantenham somente documentos digitais ou a sistemas que compreendam documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve ter a capacidade de capturar dossiês, processos ou documentos convencionais e gerenciá-los de forma diferente da realizada com os documentos digitais.
Denomina-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como o seu acesso.
O CONARQ determina que seja criada uma cópia digital de segurança, que deve estar armazenada fora de linha, ou seja, sem conexão física na rede de dados.
Os equipamentos utilizados para a digitalização devem permitir a captura digital de um documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1.
Em imagem digital, as sinaléticas básicas são: escala de cinza, escala de cores, escalas e sinalização de dimensões.
Os formatos de acesso são os representantes digitais de acesso para visualização em tela, de navegação, de impressão e para download.