Questões de Concurso Público ABIN 2010 para Oficial Técnico de Inteligência – Área de Arquivologia
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De acordo com a legislação arquivística, os documentos permanentes, ainda que microfilmados, não podem ser eliminados.
Os documentos oficiais ou públicos podem ser eliminados logo após a finalização do processo de microfilmagem, sendo desnecessário, nesse caso, registro na tabela de temporalidade.
A atualização da tabela de temporalidade de documentos e do código de classificação das atividades-meio deve ser feita pelos órgãos seccionais do SIGA.
As classes do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública relativas às atividades- fim são as de número 100 a 800.
As adaptações necessárias para a correta aplicação da tabela de temporalidade aos conjuntos documentais produzidos e recebidos nos órgãos e entidades do Poder Executivo federal deve ser feita pelo órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.
As classes do código de classificação relacionadas às atividades-fim do órgão ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos acumulados pelas atividades-fim de órgão do Poder Executivo federal devem ser elaborados pelo SIGA e aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos.
A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.
Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
O programa de gestão arquivística de documentos é aplicável, independentemente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos onde as informações sejam produzidas e armazenadas.
São requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor e integração de sistemas com legados.
Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
Incluem-se, entre os exemplos de metadados de documentos digitais, o código de classificação, a tipologia documental e o contexto tecnológico.
Os documentos digitais acumulados pelos órgãos da administração pública federal devem ser enviados em mídias ou protocolos de transmissão previstos pelas normas do Arquivo Nacional.
Na listagem descritiva para transferência ou recolhimento de documentos digitais de arquivo, dispensam-se as informações relacionadas às eliminações realizadas.
A presunção da autenticidade dos documentos digitais transferidos ou recolhidos à instituição arquivística pública é feita a partir de informações, principalmente dos metadados relacionados aos documentos digitais, tais como: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, entre outros.
Por motivo de segurança, é imprescindível que o órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais mantenha, permanentemente, uma cópia desse material.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos digitais às instituições arquivísticas públicas são completamente diferentes dos adotados para os documentos em outros suportes documentais.
O documento digital pode ser transferido ou recolhido em qualquer formato à instituição arquivística pública.