Questões de Concurso Público EBC 2011 para Técnico - Administração
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Os documentos correntes de uma organização devem ser armazenados de forma centralizada, independentemente da unidade ou do setor de trabalho que os utiliza com mais frequência.
A organização dos documentos nos arquivos correntes deve ser completamente modificada ao se armazená-los no arquivo intermediário.
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.
Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
A existência de pastas separadas de ofícios, memorandos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
O plano de classificação é operacionalizado por um código de classificação, que consiste na tradução do nome da unidade de classificação, o que facilita a aplicação da classificação.
Plano de destinação é o plano de classificação aplicado aos arquivos permanentes.
A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
A classificação é o último momento da operação de arquivamento e consiste na colocação do documento em uma ordem estabelecida, que pode ser numérica, alfabética ou por procedência.
Os sobrenomes que referem grau de parentesco (filho, sobrinho, neto) devem vir acompanhados do último sobrenome na alfabetação. Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como Sousa Sobrinho, José Maria.
Para ser aceita como autêntica, a cópia de um documento microfilmado deve ser validada pela justiça.
A microfilmagem de documentos, embora apresente elevado custo de produção, propicia redução de espaço considerável.