Questões de Concurso Público EBC 2011 para Técnico - Administração
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O conceito de arquivo é frequentemente confundido com o conceito de biblioteca, uma vez que, em ambas as unidades, trabalha-se com material tridimensional.
O arquivo intermediário tem como principal função diminuir o volume de documentos nos arquivos correntes.
Para serem considerados permanentes, os documentos devem manter o valor primário.
Preserva-se a memória institucional mediante a criação de arquivo permanente, que resulta de um processo de avaliação dos documentos.
Documentos com alta frequência de uso ou com grande possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente.
A diminuição do valor primário de um documento em determinado setor de trabalho da organização indica que esse documento pode ser transferido ao arquivo intermediário.
Os arquivos intermediários são constituídos por documentos acumulados pelos executores das atividades meio da organização, ao passo que o arquivo permanente é composto de documentos acumulados pelos executores das atividades fim.
Para que um sistema de arquivo funcione adequadamente, é necessário que haja, além dos arquivos correntes, arquivos intermediários em todas as unidades da organização.
À semelhança do que ocorre com todo sistema de arquivos, o sistema de arquivos da EBC é constituído por três fases: corrente, intermediária e permanente.
Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo histórico.
Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos correntes das diversas unidades de uma organização.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.
Mesmo produzidos em suportes diferentes do tradicional, que é o papel, os documentos videográficos e fotográficos devem ser considerados como parte do arquivo de uma organização.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são considerados arquivos especiais.
O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente do arquivo especializado.
Os documentos correntes de uma organização devem ser armazenados de forma centralizada, independentemente da unidade ou do setor de trabalho que os utiliza com mais frequência.
A organização dos documentos nos arquivos correntes deve ser completamente modificada ao se armazená-los no arquivo intermediário.
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.