O caráter informal da comunicação por meio do correio eletrônico opõe-se a requisitos básicos da comunicação oficial como formalidade e padronização, razão por que esse meio não pode ser utilizado pelos órgãos da administração pública para transmissão de mensagens e documentos oficiais.
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As modalidades de comunicação denominadas ofício, aviso e memorando assemelham-se quanto à forma, visto que todas devem ser formatadas conforme o padrão ofício; quanto à finalidade, o memorando distingue-se do ofício e do aviso por destinar-se à comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
A revisão, uma das etapas da elaboração de expedientes oficiais, deve contemplar, entre outros aspectos, a correção ortográfica do texto, uma vez que um erro de grafia pode prejudicar a compreensão da mensagem contida no documento.
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