Questões de Concurso Público Prefeitura de Frecheirinha - CE 2021 para Agente Administrativo

Para se ter o controle da tramitação de documentos na Prefeitura de Frecheirinha – CE, qual o setor que deve desenvolver essa atividade?

Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa proporcionar a facilidade de guarda e pesquisa. No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comuns são: Alfabético, Geográfico, Numérico (simples, cronológico, decimal...) e por Assuntos. Analise as afirmativas.

I. Método Alfabético – Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em sequência alfabética.
II. Método Numérico – Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é indireta, pois há necessidade de se recorrer a um índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada. O Método Numérico pode ser simples, cronológico e por indexação.
III. Método por Assuntos – Sua aplicação requer planejamento prévio. Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo.
IV. Método Geográfico – Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantêm correspondência com filiais e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

I. ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE – Guarda a documentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O Arquivo Corrente é também conhecido como Arquivo de Movimento. Exemplo: O arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.
II. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO – Nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo cujo uso deixou de ser frequente. É esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.
III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo Corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).