Questões de Concurso Público UFRN 2015 para Assistente em Administração - UFRN

Ao estabelecer as classes do plano de classificação de um arquivo, podem ser seguidos dois critérios principais não mutuamente excludentes: o funcional e o estrutural. Quando se tem uma entidade estruturada adequadamente, a classificação é mais facilitada e não existe a necessidade de optar por um desses critérios, porque

Uma vez classificado e tramitado, um documento deverá ser arquivado, obedecendo a certas operações. Uma delas refere-se ao exame do documento para verificar se este se destina realmente ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou alterada. A outra é relativa à reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto, objetivando agilizar o seu arquivamento, minimizar a possibilidade de erros e mantê-los reunidos quando relacionados ao mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Essas duas operações são denominadas, respectivamente,

Uma das principais importâncias do arquivamento é a facilidade de localização dos documentos quando necessários. Caso haja arquivamento errôneo, será muito difícil recuperá-lo posteriormente e, para evitar esse problema, são estabelecidas rotinas correspondentes à operação de arquivamento. Analise as rotinas seguintes com vistas a identificar sua correspondência com as de arquivamento. 

I Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto).

II Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.

III Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo.

IV Fixar, cuidadosamente, os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio.

As rotinas consideradas de arquivamento estão presentes nos itens