Questões de Concurso Público Prefeitura de Viçosa - AL 2024 para Agente Administrativo

Dadas as afirmativas a respeito do protocolo de documentos,

I. O protocolo de documentos é o conjunto de procedimentos que inclui o recebimento, a classificação, o registro, a tramitação e a expedição de documentos dentro de uma organização.

II. Um dos objetivos do protocolo de documentos é garantir a segurança e a integridade dos documentos, proporcionando o controle e a rastreabilidade de sua movimentação.

III. O protocolo de documentos é uma prática que visa, exclusivamente, ao arquivamento e à eliminação de documentos obsoletos em uma organização, sem relação com o fluxo de informação.

verifica-se que está/ão correta/s

Em uma organização pública, o servidor responsável pelo setor de gestão de pessoas precisa preencher, encaminhar e controlar os documentos funcionais dos colaboradores, como fichas cadastrais, declarações de tempo de serviço e relatórios de avaliação de desempenho.
Com base nos princípios de preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais, dadas as afirmativas, 

I. Para garantir a integridade e a autenticidade dos documentos funcionais, é recomendável que o servidor responsável utilize a assinatura digital ou outro meio eletrônico de validação, quando disponível.
II. O encaminhamento de documentos funcionais deve seguir um fluxo específico e hierarquizado, garantindo que apenas servidores autorizados tenham acesso a esses dados.
III. É necessário manter um controle rígido e periódico dos documentos funcionais, arquivando-os  de forma segura e em conformidade com a política de retenção documental estabelecida pela organização.
IV. A gestão de documentos funcionais pode ser feita de maneira informal, desde que o servidor responsável faça registros em sistemas locais para fins de consulta.

verifica-se que estão corretas apenas

Qual das alternativas descreve corretamente uma técnica de arquivamento que envolve a organização dos documentos, conforme um critério previamente estabelecido, facilitando a recuperação e a consulta?

Dadas as afirmativas sobre a classificação, a codificação e a catalogação de papéis e documentos,

I. A classificação de documentos visa organizar e agrupar os documentos de acordo com suas funções e categorias, facilitando sua recuperação.
II. Na codificação de documentos, utiliza-se uma sequência alfanumérica para facilitar a compreensão imediata do conteúdo do documento, independentemente do conhecimento do sistema adotado.
III. A catalogação envolve a identificação de cada documento por meio de descrições detalhadas e metadados, sendo uma prática fundamental para o acesso rápido e a recuperação eficiente de informações.
IV. A classificação de documentos é uma prática secundária em sistemas de gestão documental, não afetando diretamente o acesso e o controle de informações.

verifica-se que está/ão correta/s