Segundo o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), um documento digital sem assinatura,
também, digital, pode se considerado autêntico.
Assim, um documento pode ter sua autenticidade
presumida por meio de procedimentos que controlem
sua produção, transmissão, armazenamento,
manutenção e preservação. Um sistema
informatizado de gestão arquivística de documentos
(SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de
presunção de autenticidade dos documentos. Porém
o uso da assinatura digital é recomendável nos casos
em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a
integridade de um documento transmitido entre
sistemas ou entre usuários e sistemas.
Um boletim de notas de uma disciplina, produzido,
mantido e acessado por meio de um sistema
acadêmico informatizado, não necessita ser
assinado digitalmente pelo professor, desde que este
sistema seja idôneo e confiável. Para isso, os
controles de segurança exigem a: