Questões de Concurso Público IF-PA 2016 para Técnico em Secretariado

Em uma pesquisa realizada pela Harvard Business School, constatou-se que 70% dos problemas que acontecem nas empresas estão ligados direta ou indiretamente a falhas na comunicação. Desta forma, é preciso analisar com clareza as barreiras que estão acontecendo para que a comunicação ocorra de forma eficaz. Abaixo estão algumas delas: 

o   Sobrecarga de informações - Um dos aspectos a serem analisados é a quantidade de informações que hoje são trocadas dentro e fora das organizações. Como não é possível diminuí-las, investir em tecnologia pode ajudar na tarefa de coleta, tratamento e compartilhamento de informações para que elas não se percam no caminho.

o   Distanciamento entre os participantes - A distância física entre os participantes envolvidos na comunicação pode ser uma barreira. Apesar de hoje as tecnologias funcionarem a favor das trocas de informações, os erros podem ser mais frequentes e as interpretações também. É preciso cuidado ao redigir um e-mail, pois o colega que estará lendo pode não ter a correta percepção de sua intenção. É necessário escrever com clareza para não haver distorção.

o   Dispersão das informações - Muitas empresas utilizam diversos sistemas de controle de informação. Um para vendas, outro para o marketing, outro para o financeiro, o que pode gerar barreiras que impedem a comunicação e a dispersão das informações.

o   Barreiras estruturais e organizacionais - outro obstáculo no fluxo de informações corporativo são as hierarquias rígidas e a departamentalização em acesso (BARTOLOMÉ), que acabam por dificultar o processo de comunicação. A não utilização de canais eficientes pode prejudicar o processo. 

Mintzberg identifica dez papéis específicos do administrador divididos em três categorias: interpessoal, informacional e decisorial. Papel significa um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o administrador conduz para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar. Preencha a coluna “Papel” selecionando a alternativa abaixo na ordem correta:

Marque com “V” (verdadeiro) ou “F” (falso) e escolha a alternativa correta.

( ) A tarefa da administração é interpretar os objetivos propostos pela empresa e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos. Planejamento, organização, controle e direção são as quatro principais funções administrativas.

( ) Chiavenato (1995) define o planejamento como uma função administrativa através da qual a empresa reúne e integra os seus recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administrá-los, estabelece a divisão de trabalho através da diferenciação, proporciona os meios de autoridade e de responsabilidade e, assim por diante. A organização representa, no fundo, todos aqueles meios que a empresa utiliza para pôr em prática o planejamento, o controle e a avaliação para atingir os seus objetivos.

( ) Os autores Koontz e O’Donnel (1998) especificam que controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de colaboradores para assegurar que os objetivos da empresa e os planos delineados para alcançá-los sejam realizados. É, pois, a função segundo a qual cada administrador, do presidente ao supervisor, certifica-se de que aquilo que é feito está de acordo com o que se tencionava fazer.

( ) A Organização é uma associação de pessoas para atingir uma finalidade definida e predeterminada, ou seja, uma missão. As pessoas que compõem a organização são seus sócios, dirigentes, funcionários e voluntários, com objetivos e responsabilidades diferenciados, mas articulados em torno da missão da entidade.

A palavra comunicação vem do latim “communicare”, que significa partilhar, troca de informações, tornar algo comum, portando, uma comunicação de qualidade é algo indispensável em qualquer instituição que se preze. A comunicação é fundamental para o bom funcionamento da empresa. A comunicação empresarial poder ser vista como um processo dinâmico através do qual as organizações se relacionam com o meio ambiente e por meio do qual as divisões da organização se conectam entre si. Mas essa comunicação pode sofrer algumas interferências, as “barreiras”, como:

I. Estar sempre com razão – é um problema muito grave dentro de uma corporação, pois a pessoa que quer estar sempre certa, dificilmente consegue se relacionar de forma harmoniosa no ambiente de trabalho, pelo fato de possuir consigo essa “arrogância”. Isso acaba fazendo com que a comunicação seja prejudicada.

II. Falta de humildade – pessoas que não reconhecem que não sabem fazer algo, que tentam sempre passar a imagem de que são capazes de tudo, também é uma problemática na comunicação.

III. Não aceitar opiniões diferentes das suas – isso faz com que as pessoas ao seu redor tenham certo receio de trabalhar com você, ou até mesmo raiva pelo jeito que você lida com esses tipos de situações, afetando assim, no desempenho em grupo.

IV. Barreiras mecânicas ou físicas – Aparelho de transmissão, como o barulho, ambiente e equipamentos inadequados. A comunicação é bloqueada por fatores físicos.

V. Barreiras fisiológicas – São as que decorrem do uso inadequado de uma linguagem não comum ao receptor ou a grupos visados.