Questões de Concurso Público CRP - 10ª Região (AP e PA) 2022 para Assistente Administrativo
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Os documentos originais em papel, após a digitalização, poderão ser eliminados mediante a autorização e a aprovação e de uma listagem de eliminação de documentos (LED), indicando que a eliminação ocorrerá em razão da mudança de suporte.
Um documento arquivístico digital somente será assim considerado se o conteúdo informacional for estável e a forma documental fixa.
A preservação dos documentos arquivísticos digitais necessita de uma série de cuidados durante todo o ciclo vital, a fim de assegurar a manutenção da autenticidade dos documentos, a qual depende unicamente da existência de uma cadeia de custódia.
Em um processo de auditoria em uma instituição cujos documentos sejam digitais e digitalizados, é possível colher informações de tentativas de fraudes documentais por meio das trilhas de auditoria.
Um repositório arquivístico digital armazena e gerencia apenas documentos de caráter permanente, já que sua finalidade é a preservação e a disponibilização desses documentos para subsidiar pesquisas.
A confiabilidade em um documento arquivístico depende do grau de fidedignidade, autenticidade e acurácia, sendo esta última relativa à capacidade que um documento tem de representar os fatos que registra.
A digitalização de um acervo documental de caráter permanente não necessariamente deverá ser precedida da classificação e da avaliação dos conjuntos documentais que o compõem.
Em um processo de digitalização, apesar de alguns documentos não possuírem caráter permanente, tais como os nato-digitais, eles não poderão ser eliminados, devendo ser conservados pelo prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação final de documentos.
A tabela de temporalidade e destinação final de documentos é um instrumento de destinação que determina os prazos de guarda documental, podendo ser utilizada independentemente do Código de Classificação de Documentos, pois são instrumentos autônomos.
O armazenamento de documentos digitais, a fim de prevenir danos e garantir a autenticidade e o acesso pelo tempo determinado na tabela de temporalidade, deverá ocorrer em dispositivos de memória não voláteis, os quais devem ser monitorados constantemente. Nesse sentido, uma importante técnica utilizada é o refreshing, que corresponde à troca periódica de suporte.
Os documentos digitalizados, no que se refere à sua gestão, manutenção e preservação, deverão estar submetidos a regramento semelhante ao que rege os documentos arquivísticos originais.
Após a digitalização, conforme os requisitos legais, a documentação em suporte físico deverá ser arquivada até que sejam finalizados os prazos de prescrição ou decadência estabelecidos na tabela de temporalidade e destinação final.
O documento digitalizado pode ser entendido como o representante nato-digital da atividade de digitalização.
Para a digitalização de conjuntos documentais compostos por plantas e mapas, os padrões técnicos mínimos que asseguram a qualidade da imagem são: 300 dpi de resolução; cor preto e branco; e formato de arquivo PNG.
A digitalização de documentos, para ter validade legal, deverá seguir algumas regras gerais no que se refere às tecnologias e aos procedimentos utilizados. Nesse sentido, é correto afirmar que uma dessas regras considera que deverá ser garantida a qualidade da imagem mais que a interoperabilidade entres sistemas informatizados.