Questões de Concurso Público UFES 2014 para Assistente em Administração

Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto.

Algumas das vantagens do método alfabético são a rapidez, a facilidade e o baixo custo.

O método alfanumérico pertence ao sistema indireto, aquele em que, para se localizar um documento, é preciso consultar um índice.

De acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em ordem alfabética, geográfica, numérica e de assunto.

O método geográfico é preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local.

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se adotar o método alfabético e obedecer à ordem dicionária.

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente, obedecendo-se a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.

O método de arquivamento por assunto não é de fácil aplicação, pois depende de interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. No entanto, é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.

Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão ser dispostas após as capitais.