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Q1779096

Arquivologia Classificação de Documentos ,

Ano: 2021 Banca: UNIOESTE Órgão: UNIOESTE Prova: UNIOESTE - 2021 - UNIOESTE - Técnico Administrativo |

Q1779096 Arquivologia

O ato de classificar e arquivar de maneira correta tornou-se ponto primordial no cuidado da documentação. Em relação à classificação de documentos, é CORRETO afirmar:

Alternativas

Os documentos passam por diversas fases, desde sua produção até seu destino final. Com base na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso, os documentos são divididos em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

A classificação de documentos deve ser realizada de acordo com as seguintes operações: estudo dos documentos; atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento; e diagnóstico de acervo para transferir ou eliminar os documentos.

Os documentos podem ser classificados das seguintes maneiras: por seus mantenedores; pelos estágios de sua evolução; pela extensão de sua atuação; pela natureza de seus documentos; pelo formato; pelo gênero; e pela natureza do assunto.

De acordo com a natureza do assunto, um documento pode ser considerado sigiloso. Em relação ao sigilo, os documentos podem ser classificados em: ultrassecreto; secreto; discreto, ostensivo, confidencial; e reservado.

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Q1779097

Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento ,

Ano: 2021 Banca: UNIOESTE Órgão: UNIOESTE Prova: UNIOESTE - 2021 - UNIOESTE - Técnico Administrativo |

Q1779097 Arquivologia

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Sobre os métodos de arquivamento, é INCORRETO afirmar:

Alternativas

No arquivamento por assunto, pode ser adotado o método alfabético ou o método numérico. O método alfabético deve ser aplicado quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos.

O método variadex utiliza as cores como elemento auxiliar para facilitar a localização dos documentos que são ordenados, obedecendo à ordem alfabética da segunda letra do nome que consta no documento a ser arquivado.

No método numérico cronológico, além da ordem numérica, é observada a data do documento. É amplamente usado para organizar fotos, documentos financeiros e outros arquivos em que a data é o elemento fundamental para buscar a informação.

No método geográfico, considera-se a procedência do documento. A ordenação dos documentos é definida primeiro pelo nome do correspondente, seguido pela unidade da federação, capitais e municípios.

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Q1779099

Arquivologia Microfilmagem e Automação , Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED ,

Ano: 2021 Banca: UNIOESTE Órgão: UNIOESTE Prova: UNIOESTE - 2021 - UNIOESTE - Técnico Administrativo |

Q1779099 Arquivologia

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) trata de todo o gerenciamento de documentos em formato digital dentro das organizações. Sobre o GED, é CORRETO afirmar:

Alternativas

Uma das atribuições do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é converter documentos em formato analógico (papel e microfilme) para o formato digital.

A implantação de GED no setor público, diferentemente do setor privado, pressupõe a incorporação dos fluxos de documentação intra e pró-organizações.

Um documento eletrônico não pode conter imagens, voz, clipes de vídeo ou animação. Para a eficácia do GED, esses documentos devem ser em formato de textos e tabelas.

O uso do GED possibilita agilidade na busca por documentos e controle nos níveis de segurança, sem a necessidade de utilizar a rede de computadores da empresa, pois seu acesso é apenas local.

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