Questões de Concurso Sobre arquivologia para arquivista

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. É imprescindível a elaboração de um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente. Qual o nome desse instrumento de destinação?

Segundo com o e-ARQ Brasil/2011, o programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto jurídico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente. O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e manuais. No planejamento do programa de gestão, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas, a saber: 

I. Levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas; levantamento da produção documental, diferenciando os documentos arquivísticos dos não arquivísticos; levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos e informações.

II. Definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informações que devem conter; definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos; definição da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende espaço físico, mobiliário e acessórios.

III. Análise e revisão do fluxo dos documentos; elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação; definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos, padrões e protocolos que darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de documentos, integrando, quando possível, os sistemas legados.

IV. Definição dos metadados a serem criados no momento da produção do documento e ao longo do seu ciclo de vida; definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos; definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e transmissão dos documentos.

V. Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação; definição de programas de capacitação de pessoal; elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas; definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal; definição do plano de ação do programa de gestão, com seus objetivos, metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando a melhoria continua.

São CORRETAS as afirmativas:

O Código de Classificação de Documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Com relação à classificação de documentos, é CORRETO afirmar que:

De acordo com o art. 16 do Decreto Nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, as empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

A Norma geral internacional de descrição arquivística ISAD(G) estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. De acordo com a Norma, os seguintes elementos são considerados essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva: