Questões de Concurso Sobre destinação em arquivologia

o plano de destinação.

a tabela de temporalidade.

a listagem de eliminação de documentos.

o termo de eliminação de documentos.

o edital de ciência de eliminação.

As atividades que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documento identificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e o assunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificação bibliográfica; anotar o código no verso do documento; preencher a(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s) responsável(is).

As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documento para verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê, agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem ser acondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, devese registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentos e os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentro do dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamente pelo nome das pessoas que os assinam.

As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Protocolo é definido como o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

Registro é a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida.

Recolhimento é a denominação do serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle e expedição de documentos.

Destinação refere-se à decisão quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação com base em avaliação prévia.

Tramitação define-se como a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Plano de destinação: é um plano de ação que visa somente à destruição dos documentos.

Plano de destinação: oferece uma visão global da documentação produzida pelo órgão a que se refere.

A destinação dos documentos pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário – transferência; ou para um arquivo de preservação permanente – recolhimento.

O recolhimento ao arquivo permanente acontece quando o documento apresenta valor secundário evidente, que justifique sua retenção permanente.

Tabela de descarte é um instrumento de destinação.