Questões de Concurso Sobre destinação em arquivologia
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Todo documento tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, pois existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devam criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomados de acordo com o tipo de documento em questão. Relacione a primeira coluna com a segunda de acordo com as definições correspondentes e assinale a alternativa correta.
(1) Assunto
(2) Prazo de Guarda
(3) Fase corrente
(4) Fase intermediária
(5) Destinação Final
( ) Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa.
( ) Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.
( ) Representa o tempo em anos que um documento ficará arquivado.
( ) Os documentos de uma instituição devem ser organizados pela hierarquia de atividades e funções. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.
( ) Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo
ao departamento que irá utilizá-lo.
A arquivologia adota a teoria das três idades ou fases pelas quais os documentos de uma instituição passam: fase corrente, fase intermediária e fase permanente.
Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I associando cada fase da tramitação do documento ao seu respectivo conceito.
COLUNA I
1. Arquivo permanente.
2. Destino final do documento.
3. Arquivo corrente.
4. Arquivo intermediário.
COLUNA II
( ) Constitui-se de documentos em curso que tramitam com muita frequência de um setor para outro.
( ) É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão vir a ser consultados no futuro.
( ) É aquele constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental.
( ) Poderá ser eliminado quando o documento não tiver mais valor histórico ou guarda permanente quando o documento tiver valor histórico.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.
I. Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.
II. Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico. Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
III. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.
Pode-se afirmar que:
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