Questões de Concurso Sobre administração de arquivos em arquivologia

A descrição de produtores de documentos é uma atividade essencial dos arquivistas, independente do fato de as descrições serem mantidas em sistemas manuais ou automáticos. Isto requer plena documentação e contínua manutenção do contexto de produção e uso dos documentos, principalmente a proveniência dos arquivos e documentos. A norma congênere a este documento, ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística, possibilita a inclusão de informação contextual na descrição de arquivos em qualquer nível. A ISAD(G) também reconhece a possibilidade de capturar e manter de maneira independente a informação contextual e de ligar essa informação contextual à combinação de outros elementos de informação usados para descrever arquivos e documentos.

(ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias/tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 2. ed., Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.)

Nesse sentido, o objetivo primordial dessa norma é fornecer regras gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção de documentos. Assinale a afirmativa INCORRETA.

Para atender às necessidades dos usuários, os arquivos devem oferecer uma variedade de serviços, incluindo acesso aos documentos físicos em suas instalações, viabilidade para consultar as bases de dados e catálogos on-line, serviços de pesquisa e reprodução de documentos, entre outros. Além disso, precisam dar orientação e suporte aos usuários para ajudá-los a localizar informações relevantes em seus acervos e compreender a estrutura e organização dos documentos. Para isso, os instrumentos de pesquisa são a mediação entre os usuários e os documentos, e sua principal função é tornar mais fácil a localização e o acesso às informações contidas nos acervos.

(DE FREITAS, Thaís Rodrigues; DA SILVA, Eliezer Pires. Os instrumentos de pesquisa nos arquivos. Logeion: Filosofia da Informação, v. 9, n. 2, p. 246-257, 2023. p. 247. Adaptado.)

Em relação aos instrumentos de pesquisa, assinale a afirmativa INCORRETA.

Entidades públicas e privadas, pessoas e famílias possuem diversidades de conjuntos documentais que registram fatos e informações de diferentes épocas. Esses documentos compõem o patrimônio documental da humanidade, o qual requer medidas de reservação, acesso e promoção do seu conhecimento, independente da origem, formato ou suporte dos documentos.

(KICH, Tassiara Jaqueline Fanck; KONRAD, Glaucia Vieira Ramos. Arranjo e descrição arquivística em processos judiciais. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 16, p. 212-227, 2011. p. 214.)

Segundo a Constituição Federal de 1988, a preservação documental:

As funções arquivísticas compreendem um conjunto de atividades técnicas, contínuas, dinâmicas, que ocorrem de forma integrada e interdependente e que são destinadas a atender aos documentos arquivísticos em todo o seu ciclo de vida, sejam esses analógicos ou digitais. O êxito da implementação das funções arquivísticas em uma organização está relacionada à execução de tarefas que envolvem o planejamento, a organização, a direção e o controle dos procedimentos arquivísticos.

Nesse contexto, o (a) _____________ consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre as atividades arquivísticas em execução, de modo a detectar possíveis falhas e proceder aos ajustes necessários; o (a) _____________ envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos, o desenho do sistema de gestão arquivística e a elaboração de instrumentos e manuais; o (a) _____________ compreende a orientação, o apoio e o acompanhamento dos procedimentos arquivísticos e deve, ainda, promover o envolvimento de todos os participantes da equipe; e o (a) _____________ tem como foco a locação e a integração de recursos, bem como a distribuição do trabalho (designação de responsabilidades) e o agrupamento das atividades, de forma lógica e estruturada.
Assinale a alternativa que preenche corretamente as lacunas.

Em um ambiente de trabalho, se um arquivo for compartilhado, para que as pessoas que o estão acessando pela primeira vez não vazem dados importantes e não fiquem perdidas, é necessário que quem acessa o arquivo com frequência as oriente principalmente sobre: