Questões de Concurso Comentadas para ufba

O nascimento dos arquivos e da Arquivística está ligado ao aparecimento da escrita. Segundo Malheiros et al (1999, p. 45) “[...] a escrita permitiu produzir obras literárias, mas também serviu à administração”.

Desse modo, é correto afirmar que os estudos realizados indicam que os primeiros registros foram encontrados na região da Roma Antiga.

A atividade de avaliação de documentos é feita tomando-se por base o valor primário/administrativo e o valor secundário/histórico dos documentos.

O estudo da terminologia é importante para o desenvolvimento de uma área, de uma ciência, dentre outras finalidades.

No que se refere à Arquivologia, pode-se dizer que há dúvidas quanto à origem do termo “arquivo”, mas há indicações de que surgiu na Grécia com a denominação de Archivum.

Os estudos contemporâneos aproximam biblioteca, arquivo e museus.

Nesse sentido, observa-se que a afinidade dessas unidades informacionais é, primordialmente, funcional.

Os tipos de suportes da escrita, na Antiguidade, como o mármore, o cobre, o marfim, as tábuas e os tabletes de argila possibilitaram a criação de grandes arquivos.

Na evolução histórica dos arquivos, os sistemas de escrita tiveram grande importância.

Como base dos primeiros sistemas, destacam-se objetos simbólicos e sinais materiais, a exemplo de desenhos, entalhes e nós.

De acordo com Schellenberg, os campos de atuação das bibliotecas e dos arquivos têm características próprias e, sendo assim, pode-se afirmar que, quanto à origem, os documentos, nos arquivos, são produzidos e conservados com objetivos funcionais.

Ao se pretender implantar a gestão de qualidade em uma unidade de informação, pode-se escolher um dentre os modelos já existentes, ou seja, o de excelência, de gerenciamento da qualidade total, de gestão empresarial ou gestão estratégica (balanced scorecard), ou o baseado em padrões NBR ISO 9001.

Guinchat e Menou (1994) e Lancaster (2004) chamam a atenção sobre a validade de realização de estudos de avaliação em sistemas e serviços de informação que confrontem a relação custos-benefício e custos-eficácia, considerando que custos-eficácia se referem aos benefícios ou resultados alcançados despendidos, enquanto os custos-benefícios são os gastos despendidos para alcançar um nível previamente estabelecido de eficácia.

Uma premissa postulada pelas teorias de marketing é a aproximação entre a organização prestadora de serviço e seus clientes.

Nesse sentido, é correto afirmar que as unidades de informação, a fim de se aproximarem de seus usuários e deles obterem maior conhecimento para lhes prestar serviços customizados, podem fazer pesquisas do tipo survey, promover o contato direto com eles, utilizando grupo de foco e entrevista ou a observação direta.

Padrões são indicadores que alcançaram um nível ideal de satisfação, quer em termos de quantidade, quer em termos de qualidade, e que passam a ser adotados pelas organizações como modelos a serem atingidos.

O propósito da ação corretiva, no processo de controle, é manter as operações alinhadas com os padrões previamente estabelecidos.

Planejamento e controle são processos independentes, embora o controle se realize também em três níveis: o tático, o departamental ou administrativo e o operacional.

O processo de controle engloba, além da ação de controle, o acompanhamento, a avaliação e o replanejamento ou retroplanejamento.

CRM — Customer Relationship Management (Administração de Relacionamento Personalizado) é uma moderna técnica de administração, que envolve marketing e qualidade, que postula a melhoria do relacionamento da instituição com o cliente e que pode ser aplicada em arquivos e bibliotecas.

Há uma relação de interdependência entre os processos administrativos, de modo que o planejamento concebe a estrutura e a logística organizacional; a organização, os planos; a execução realiza as atividades planejadas, enquanto o controle acompanha, avalia e corrige, se necessário, o desempenho da unidade de informação.

A biblioteca e o arquivo são unidades documentárias que têm, quase sempre, finalidades social e educativa, às quais não se aplicam os princípios da competitividade.

Mensuração e avaliação são a mesma ação e têm a mesma função no âmbito do planejamento.

O benchmarking é uma técnica auxiliar no processo de análise do ambiente interno, já que leva a organização, no caso, a unidade de informação, a comparar seu desempenho com o de outra, identificando e aplicando as melhores práticas de administração, a fim de obter vantagens competitivas

Para definir suas estratégias de ação, a fim de cumprir o objetivo organizacional de servir bem à sua comunidade, a unidade de informação precisa fazer a análise do ambiente interno, levantando as ameaças e as oportunidades.