Os arquivos podem estabelecer rotinas em suas atividades
com cuidados que minimizem a ação dos agentes externos de
deterioração dos documentos. Dessa forma, pode-se destacar como práticas que diminuem a ação de agentes físicos
sobre o papel:
Para profissionais que trabalham com arquivos de suporte em
papel é relevante o conhecimento básico sobre conservação
preventiva de documentos. O homem é considerado, entre os
agentes biológicos externos, o que mais degrada o papel ao
manuseá-lo. São também considerados agentes biológicos
externos que levam a degradação do papel:
O processo de digitalização de prontuários deve ser realizado
de forma a garantir integridade, autenticidade e confidencialidade
do documento digital, para isso os métodos de digitalização:
Um médico procura o arquivo da instituição onde trabalha
para solicitar o prontuário de um de seus pacientes, com intuito
de divulgar os dados em uma revista científica. Ao ser questionado sobre a autorização do paciente, o médico esclarece
que não a solicitou, pois ele acompanha o paciente há muito
tempo e que após a publicação o comunicará. Frente a essa
situação o agente de documentação deve:
Em 2018, o arquivo de uma instituição de saúde decidiu realizar
o descarte de prontuários antigos. A legislação brasileira recomenda período mínimo de 20 anos a partir do último registro
para guarda de prontuários antes de sua eliminação. Considerando essa legislação, puderam ser eliminados os prontuários: