Processo que consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem a identificação, o rastreamento, a localização e a utilização de dados:
O prazo de guarda dos documentos vincula-se à determinação do valor do documento de acordo com os seguintes fatores: freqüência de uso, prazos prescricionais, prazos precaucionais e os documentos cujas informações existem em outras fontes, chamados