Consiste na representação dos documentos nos mais variados suportes; é a configuração que o documento assume em virtude da natureza e das informações nele contidas; é a agregação de um função, razão ou atividade ao documento que foi gerado para cumprir determinado propósito relativo ao ato que o criou. As três definições referem-se respectivamente aos conceitos de:
De acordo com a gestão de documentos, a atividade que identifica os aspectos a serem aprimorados com relação aos arquivos das instituições, identificando falhas ou lacunas existentes com relação a todos os aspectos ligados ao tratamento documental, chama-se: