As principais finalidades do arquivo são servir à administração que o criou, no decorrer das
atividades do órgão, e servir de base para o conhecimento da história.
A Lei Federal n⁰ 8.159, de 08/01/1991, define Gestão de Documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento, em fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.
A Lei n⁰ 9.784/99, que regula o processo administrativo no âmbito da administração pública federal, admite que o administrado, no tocante ao esclarecimento dos fatos, oculte dados que se constituam provas contra si, avocando o direito de ficar calado.