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Para ufba
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Atividade é a parte indivisível de execução de uma tarefa.
Dentre as muitas funções que exerce, o líder de uma unidade de informação deve conhecer sua equipe, saber repassar instruções de trabalho e definir padrões de produtividade.
A finalidade de uma equipe é tornar eficazes as forças de cada um de seus membros e tornar irrelevante as fraquezas.
No ciclo do processo administrativo, durante a fase de organização, as unidades de informação estabelecem a estrutura organizacional que levam ao cumprimento das tarefas.
O planejamento operacional da unidade de informação subentende a análise dos objetivos organizacionais, o planejamento do uso do tempo, o planejamento dos recursos, a avaliação dos riscos e a previsão de pessoal.
Ao declarar seu negócio no plano estratégico, a unidade de informação está definindo sua missão.
O documento resultante do planejamento estratégico é o plano operacional, no qual se definem a missão, os objetivos, as estratégias e os recursos da organização.
Os recursos a serem usados na execução do plano e dos meios de controle são definidos no plano estratégico.
Os objetivos da unidade de informação são definidos no planejamento operacional.
Todo plano deve conter a definição de objetivos, de recursos e de meios de controle.
O diagrama de Ishikawa tem como finalidade identificar os efeitos de um problema, já que é uma técnica de análise de causa e efeito, aplicada na fase de diagnóstico do processo de resolução dos problemas.
Para gerir uma unidade de informação, o profissional precisa ter as mais diversas competências, dentre as quais a competência conceitual, que compreende a capacidade de comunicação com os membros de sua equipe.
A informação tem papéis importantes na administração da unidade de informação, dentre os quais, apoiar o processo decisório, situar o administrador em seu ambiente, avaliar a situação histórica da unidade de informação e controlar e acompanhar as atividades em execução.
Os resultados do processo de avaliação das unidades de informação permitem corrigir os fluxos e as rotinas de trabalho que não estejam funcionando de modo eficaz.
As estatísticas coletadas e os relatórios de desempenho elaborados pelas unidades de informação são elementos essenciais tanto para a fase de avaliação, quanto para o planejamento, tendo em vista que há uma retroalimentação entre as duas fases.
Eficiência e eficácia são indicadores de desempenho das organizações e, obviamente, das unidades de informação.
Nesse sentido, a eficácia indica se a unidade de informação utiliza produtiva e economicamente os recursos disponíveis no cumprimento de seus objetivos, e a eficiência significa que a organização atingiu seus objetivos.
Para proceder à avaliação do desempenho das unidades de informação e produzir informações gerenciais que alimentem o processo de replanejamento, as unidades de informação mantêm sistemas de informação para gerir os dados coletados, conhecidos como “sistemas de informação técnica".
Planejamento — Organização — Direção — Controle
Apesar de o ciclo do processo administrativo ter sido classicamente construído seguindo as fases indicadas em destaque, há autores que consideram como terceira fase a Execução e não a Direção.
O controle engloba as funções de acompanhamento e avaliação do processo administrativo, constituindo a quarta fase desse processo.
a fase do controle, o gerente, após aferir o desempenho funcional da unidade de informação e observar a necessidade de adotar alguma ação corretiva — em virtude, por exemplo, de mudanças políticas — não pode fazê-lo, porque o plano estratégico já está em execução.