Questões de Concurso Para secretário executivo

A agenda, manual ou eletrônica, é um instrumento necessário para se fazer o controle de atividades. Por meio dela, são checados, anotados, organizados, planejados e controlados compromissos, tarefas, reuniões e pagamentos.

No que se refere ao gerenciamento da agenda, assinale a alternativa INCORRETA.

Segundo Liendo (2010), organizar uma viagem requer muita atenção aos detalhes. Qualquer falha ou esquecimento pode comprometer seriamente o seu sucesso; por isso, é importante o planejamento minucioso que deve começar com o objetivo da viagem (negócio / lazer), o destino, o tempo de permanência, a data do desembarque, a agenda de compromissos. Também é importante que o secretário conheça termos técnicos usados na área de turismo para não se perder na condução e organização de suas tarefas.

Considerando essa temática, numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I.

COLUNA I

1 Conexão

2. No show

3. Traslado

4. Voucher

5. Receptivo

6 Standy by

COLUNA II

( ) Transporte geralmente do aeroporto para o hotel – o mesmo que transfer – transporte de chegada e transporte de saída.

( ) Termo associado principalmente aos voos, designa a necessidade de troca de aeronave em determinado aeroporto para prosseguimento da viagem até o destino final.

( ) Ordem de serviço turístico emitida pela agência ou operadora. Em geral, o viajante leva consigo para fazer a apresentação para a prestação do serviço.

( ) Não comparecimento do passageiro a um embarque ou não entrada de um hóspede no hotel.

( ) Quando o passageiro aguarda a disponibilidade de lugar em determinado voo, no momento lotado.

( ) Serviço de traslado aos viajantes no local do destino.

Assinale a sequência CORRETA.

A Associação dos Arquivista Brasileiros (AAB) criou o Comitê de Terminologia Arquivística, que definiu ideias e conceituou termos com o objetivo de estabelecer um vocabulário uniforme para a elaboração de um glossário arquivístico, patrocinado pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela UNESCO.

Considerando esse contexto, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Arquivo: móvel destinado à guarda de documento.

( ) Arranjo: processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundo na organização.

( ) Documentos: registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

( ) Índice: lista, pormenorizada, somente dos registros históricos e permanentes.

( ) Tabela de temporalidade: instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos corrente e intermediário.

Assinale a sequência CORRETA.

“Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deve atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos” (PAES, 2012).

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Velette (1973) como a teoria das três idades dos arquivos (PAES, 2012).

Analise as afirmativas a seguir sobre organização arquivística.

1. Arquivo de primeira idade ou ____________________, constituído de _______________ em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os recebem e os produziram.

2. Arquivo de segunda idade ou __________, constituído de _______________ que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos ____________________ que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los.

3. Arquivo de terceira idade ou ___________, constituído de ___________ que perderam o _____________ de natureza administrativa que se conservam em razão do seu valor __________ ou documental.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Uma das principais qualidades inerentes ao profissional de secretariado é a capacidade de relacionamento com os diversos públicos (MEDEIROS, 2010).

Nesse sentido, os diversos grupos interessam às relações humanas pelos seguintes aspectos:

Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.

II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.

III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.

IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.

V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.

Estão corretas as afirmativas:

Marques (2009), (in: PORTELA; SCHUMACHER, 2009) aponta em seus estudos características fundamentais inerentes à responsabilidade social empresarial.

Em relação à responsabilidade social empresarial, analise as afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e com F as falsas.

( ) Busca ações planejadas; ações de longo prazo.

( ) Busca resultados sociais significativos (inclusão e transformação social).

( ) Tem como base, independentemente da compreensão ampla, a crítica de suas ações.

( ) Tem claro o papel do estado e da sociedade civil, bem como o seu no processo de organização da sociedade, principalmente da intervenção e combate dos problemas sociais.

( ) Tem como foco o lucro e os resultados empresariais e vê a responsabilidade social como estratégica de marketing na gestão competitiva.

Assinale a sequência CORRETA.

Analise os conceitos a seguir, considerando os estudos de Mazulo (2009).

• “_______ aceitando o crescimento através de possibilidade de atuar em várias frentes ao mesmo tempo; [...]

• _______ pois as atividades secretariais envolvem muitos aspectos confidenciais da empresa; [...]

• _______ uma vez que a função do secretário é ser facilitador, otimizar a rotina das pessoas e solucionar problemas; [...]

• _______ resolver as diversas situações com flexibilidade, destreza e elegância; [...]

• _______ é fundamental à estrutura da organização, a seus valores,suas características e à diversidade humana; [...]

• _______ ressaltando a importância de criar novas possibilidades em vez de simplesmente executá-las.”

Assinale a alternativa que corresponde correta e respectivamente aos conceitos descritos anteriormente.

De acordo com Nonato (2009), “o profissional de secretariado executivo vem, particularmente, demonstrando novas significações sobre o uso e a abordagem da gestão informacional”, analise as afirmativas a seguir.

I. Aciência secretarial deixou de ser vista sob a ótica das “funções” complementares e burocráticas.

II. A ciência secretarial passou a ser considerada como integrante do ramo das ciências estratégicas, que são decisivas na qualidade do trabalho organizacional.

III. Os profissionais de secretariado vêm se deparando, em seus locais de trabalho, com as questões do que é informação e como abordar a gestão de seus recursos no trabalho de assessoria organizacional.

IV. Os recursos da informação interferem na prática do profissional de secretariado, uma vez que lhe são exigidas novas e diversas competências.

V. Os recursos da informação passam a exigir do profissional do secretariado uma nova práxis: a atuação estratégica.

Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s):

Os secretários, indivíduos componentes da equipe, não têm um mundo só deles, incluem mais pessoas em seu rol de atividades, participam de um universo maior em que os resultados da missão relacionada a uma organização se tornam responsabilidade de todos.

Com relação a equipes autogerenciadas ou com autogestão, assinale a alternativa INCORRETA.

O processo de organização e gerenciamento da rotina de trabalho desenvolve-se, geralmente, a partir do PDCA (Plan, Do, Check, Action), o que possibilita o acompanhamento de 4 fases distintas do gerenciamento: planejamento, execução, controle e ação (MOREIRA 2006 apud PORTELA; SCHUMACHER, 2009).

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando as fases de gerenciamento às suas características.

COLUNA I

1. Planejar

2. Executar

3. Controlar

4. Agir

COLUNA II

( ) Permite a verificação constante dos resultados, comparando-os com as metas.

( ) Definem-se as metas para satisfazer mais as pessoas e os métodos para cumprir padrões de sistemas técnico de processos e procedimentos.

( ) Dá-se com disciplina e de acordo com os padrões.

( ) Atuação corretiva no processo para manter e melhorar os resultados.

Assinale a sequência CORRETA.

Quanto às comunicações oficiais:

I - deve-se usar "Atenciosamente” para autoridades de mesma hierarquia e “Respeitosamente” para autoridades de hierarquia superior;

II - possui como características a impessoalidade, clareza, concisão e padronização;

III - tem como principal objetivo a clareza e a pessoalidade dos assuntos pertinentes ao órgão emissor;

IV - a elaboração de documentos como ofícios e memorandos deve seguir uma padronização de forma a facilitar a comunicação;

V - deve-se utilizar a forma de tratamento adequada a cada autoridade para a qual se destina os documentos oficiais.

É CORRETO o que se afirma em: