Questões de Concurso
Para técnico de administração
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O plano de classificação é operacionalizado por um código de classificação, que consiste na tradução do nome da unidade de classificação, o que facilita a aplicação da classificação.
A existência de pastas separadas de ofícios, memorandos, relatórios, projetos indica a utilização do método decimal de classificação.
Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus deve entrar como Jesus, Professor Roberto de.
A eliminação de documentos pode ser feita no arquivo corrente.
O registro dos documentos, atividade típica dos arquivos correntes, deve ser realizado no momento da criação ou no do recebimento desses documentos.
As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.
A transferência de documentos dos arquivos correntes para os intermediários deve ser feita mediante registro em uma listagem de transferência.
A organização dos documentos nos arquivos correntes deve ser completamente modificada ao se armazená-los no arquivo intermediário.
Os documentos correntes de uma organização devem ser armazenados de forma centralizada, independentemente da unidade ou do setor de trabalho que os utiliza com mais frequência.
O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente do arquivo especializado.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são considerados arquivos especiais.
Mesmo produzidos em suportes diferentes do tradicional, que é o papel, os documentos videográficos e fotográficos devem ser considerados como parte do arquivo de uma organização.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.
Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos correntes das diversas unidades de uma organização.
Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo histórico.
À semelhança do que ocorre com todo sistema de arquivos, o sistema de arquivos da EBC é constituído por três fases: corrente, intermediária e permanente.
Para que um sistema de arquivo funcione adequadamente, é necessário que haja, além dos arquivos correntes, arquivos intermediários em todas as unidades da organização.
Os arquivos intermediários são constituídos por documentos acumulados pelos executores das atividades meio da organização, ao passo que o arquivo permanente é composto de documentos acumulados pelos executores das atividades fim.
A diminuição do valor primário de um documento em determinado setor de trabalho da organização indica que esse documento pode ser transferido ao arquivo intermediário.
Documentos com alta frequência de uso ou com grande possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente.