Questões de Concurso
Para vestibular
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Para gerir uma unidade de informação, o profissional precisa ter as mais diversas competências, dentre as quais a competência conceitual, que compreende a capacidade de comunicação com os membros de sua equipe.
A informação tem papéis importantes na administração da unidade de informação, dentre os quais, apoiar o processo decisório, situar o administrador em seu ambiente, avaliar a situação histórica da unidade de informação e controlar e acompanhar as atividades em execução.
Os resultados do processo de avaliação das unidades de informação permitem corrigir os fluxos e as rotinas de trabalho que não estejam funcionando de modo eficaz.
As estatísticas coletadas e os relatórios de desempenho elaborados pelas unidades de informação são elementos essenciais tanto para a fase de avaliação, quanto para o planejamento, tendo em vista que há uma retroalimentação entre as duas fases.
Eficiência e eficácia são indicadores de desempenho das organizações e, obviamente, das unidades de informação.
Nesse sentido, a eficácia indica se a unidade de informação utiliza produtiva e economicamente os recursos disponíveis no cumprimento de seus objetivos, e a eficiência significa que a organização atingiu seus objetivos.
Para proceder à avaliação do desempenho das unidades de informação e produzir informações gerenciais que alimentem o processo de replanejamento, as unidades de informação mantêm sistemas de informação para gerir os dados coletados, conhecidos como “sistemas de informação técnica".
Planejamento — Organização — Direção — Controle
Apesar de o ciclo do processo administrativo ter sido classicamente construído seguindo as fases indicadas em destaque, há autores que consideram como terceira fase a Execução e não a Direção.
O controle engloba as funções de acompanhamento e avaliação do processo administrativo, constituindo a quarta fase desse processo.
a fase do controle, o gerente, após aferir o desempenho funcional da unidade de informação e observar a necessidade de adotar alguma ação corretiva — em virtude, por exemplo, de mudanças políticas — não pode fazê-lo, porque o plano estratégico já está em execução.
As unidades de informação consideradas como organizações precisam ser planejadas, organizadas, dirigidas e controladas, segundo o ciclo do processo administrativo.
Estratégias são os caminhos escolhidos pela unidade de informação para executar a ação, ou seja, são as políticas de negócio da organização.
Cenários são técnicas de prospecção de fatos passados, que interferem na concepção do planejamento estratégico.
Missão é o propósito ou a razão de existir da unidade de informação, ou seja, ao definir a missão da unidade de informação, define-se seu papel perante a sociedade.
Na metodologia de planejamento estratégico apresentada, destaca-se a Análise SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) — que permite examinar os pontos fortes e fracos do ambiente externo sobre as unidades de informação, além das ameaças — e as oportunidades dirigidas por essas unidades ao ambiente externo.
Para dinamizar a comunicação entre os membros de sua equipe, as unidades de informação utilizam, em suas instalações, redes do tipo workgroup (grupo de trabalho), que são redes remotas, que interligam computadores de vários locais.
Bibliotecas e arquivos são considerados organizações, porque apresentam as seis variáveis defendidas pela TGA: as tarefas, as pessoas, o ambiente, a tecnologia, a estrutura e o produto.
De modo geral, o termo “marketing" significa “vendas", enquanto arquivos e bibliotecas são considerados organizações de cunho social, assim sendo, a essas organizações não se aplica o conceito de marketing.
O Marketing deve ser aplicado como forma de gerenciar estrategicamente os recursos disponíveis na unidade de informação.
Do ponto de vista do Marketing, as observações, as crenças, as informações, as experiências, os valores, os sentimentos, os preconceitos e as atitudes são características que compõem a identidade da unidade de informação.