Questões de Concurso Para arquivologia

Um determinado funcionário foi designado para reorganizar a estrutura de pastas e arquivos da empresa para facilitar o acesso às informações. Ele decidiu agrupar documentos por departamento e, dentro de cada departamento, organizá-los por ano e tipo de documento. O conceito de gerenciamento de informações que está sendo aplicado por esse funcionário é: 

Leia o texto a seguir:

A preservação digital de documentos é uma prática essencial no mundo moderno. Ela garante que informações importantes sejam mantidas acessíveis, legíveis e autênticas ao longo do tempo, mesmo com a rápida evolução tecnológica. Além de economizar espaço físico, a digitalização facilita o acesso e compartilhamento de documentos, aumentando a eficiência em organizações. Também contribui para a segurança da informação, permitindo backups e proteção contra degradação física. Em termos históricos e culturais, a preservação digital assegura que registros valiosos sejam transmitidos às gerações futuras. No ambiente corporativo e governamental, ela apoia a conformidade legal e a tomada de decisões baseada em dados. Em suma, a preservação digital é fundamental para manter a integridade da informação na era digital.

O texto fala sobre a importância da preservação digital de documentos.

Identifique na questão abaixo qual alternativa está em desacordo com a descrição de preservação de documentos

Como deve ser feito o arquivamento correto de um documento digital?

Considerando um documento de arquivo, qual dos seguintes itens NÃO se enquadra nessa categoria? 

O principal objetivo da organização documental em um arquivo é:

No que tange à organização de documentos, arquivos e acervos, leia a frase a seguir e faça o que se pede: “É fazer a sua descrição e definir de forma mais abrangente os elementos necessários e suficientes para a correta identificação, uniformizando os procedimentos usados associados a um documento com a finalidade de uma fácil identificação e recuperação”. Nesse sentido, assinale a alternativa CORRETA para o termo referente à definição acima:

Acerca dos métodos de arquivamentos, leia: “Corresponde à junção de documentos altamente vinculados às suas finalidades imediatas pelos motivos que foram produzidos ou recebidos na realização de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos criadores pelo motivo de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados. Unidade administrativa ou órgão encarregado do arquivo em questão”. Nesse viés, assinale a alternativa correta quanto ao tipo de arquivo apresentado:

No que tange ao sistema de arquivamento relacionados ao método ideográfico, leia e julgue as afirmações a seguir:

I. Dicionário: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas específicas;
II. Duplex: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 20 classes que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses.
III. Classificação decimal: cria um código de vogais para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico.
IV.Unitermo ou indexação coordenada: atribui um número para cada documento em ordem crescente, conforme o arquivamento.

Visto isso, está correto o que é afirmado em:

No contexto dos sistemas e métodos de arquivamento, leia: o método _______________arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência. Assim, para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação alfabética. Apesar disso, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na ordenação por país.

Acerca da leitura acima, a alternativa que completa corretamente a lacuna acima é:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes, básicos e padronizados. Fonte: Paes, Marilena Leite − Arquivo teoria e prática − 3ª ed. Rio de Janeiro, Editora FGV, 2004.

Avalie as alternativas a seguir e marque a opção que corresponde ao método de arquivamento padronizado:

O endereçamento é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial. Avalie as alternativas a seguir e assinale a opção que apresenta o uso correto do endereçamento numa correspondência oficial.
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.

Sobre correspondência oficial, avalie as asserções a seguir, registre V, para verdadeiro, e F, para falso:

(__) O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, e devem constar alguns elementos, um essencial é o brasão das Armas da República.
(__) O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente.
(__) O fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar o destinatário. Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República, utiliza-se o termo respeitosamente.
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.

Assinale a alternativa com a sequência correta:

Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes categorias: métodos básicos e métodos padronizados. Como exemplos da classe de métodos de arquivamento básicos, podemos relacionar os que se seguem, com exceção de:

No que se refere aos arquivos, considerem-se as seguintes afirmativas:

I. O arquivo corrente é composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurídicas e funcionais de uma instituição;
II. O arquivo intermediário é para onde são encaminhados os documentos que ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser consultados pelo interessado;
III. Para o arquivo permanente são encaminhados os documentos que devem ser eliminados, de acordo com os procedimentos adequados.

É(São) verdadeira(s) a(s) afirmativa(s) 

O processo adotado para estabelecer a guarda ou o descarte dos documentos segundo seus valores denomina-se

No que tange à ordenação de documentos, um dos principais critérios é o que organiza a documentação por ordem de nomes de pessoas, definido tecnicamente por

Explique como o princípio da cumulatividade (ou naturalidade) influencia a formação dos arquivos e porque é importante respeitá-lo na gestão documental.

Qual a importância da integração entre as fases corrente, intermediária e permanente no ciclo de vida dos documentos para a gestão documental eficaz? 

Em relação à segurança da informação em sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, quais são os principais requisitos que devem ser atendidos para proteger os documentos contra acessos não autorizados e alterações indevidas?

Uma instituição arquivística planeja promover a difusão de seu acervo histórico para a comunidade acadêmica e o público em geral. Quais estratégias podem ser adotadas para alcançar esse objetivo, respeitando as diretrizes arquivísticas e legais?