Questões de Concurso Para secretariado

A comunicação se faz presente em todos os momentos em que as pessoas estão se relacionando, em todos os comportamentos e atitudes das relações interpessoais. _{(Por: Cristina Bresser é formada em Comunicação Visual pela UFPR.)}

Analise as proposições seguintes:

I. A comunicação e as relações interpessoais são forças atuantes na convivência humana.

II. As relações interpessoais ocorrem muitas vezes durante o dia e em grande parte da vida.

III. A relação interpessoal abrange tanto a vida pessoal quanto a profissional, mas é na profissional que surgem mais dificuldades para colocá-la em prática, talvez seja por conta das diferenças pessoais ou de disputas entre colegas de trabalho.

IV. Para que ocorram relações interpessoais saudáveis, os integrantes de um grupo social precisam ser bem amigos e carinhosos entre si.

Marque SOMENTE as proposições corretas.

Na atualidade, os profissionais de secretaria precisam ter e demonstrar qualidades pessoais, o que pode fazer a diferença no mercado de trabalho.

Entre as “qualidades pessoais”, temos: discrição, espírito de decisão, espírito de iniciativa, espírito de cooperação, interesse, dinamismo, pontualidade, segurança, sinceridade, ordem e método, inteligência, esmero, entre outras.

Sobre as informações enunciadas, marque a afirmação incorreta.

Marque o que não faz parte das atribuições do profissional “Assistente de Secretaria”.

Fazem parte das técnicas secretariais o conhecimentos da linguagem, termos técnicos e códigos utilizados por companhias aéreas e hotéis que aparecem em toda a documentação comumente exigida em viagem. Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

1. _____________________: procedimento de embarque realizado no balcão da companhia aérea e indica, também, o procedimento de entrada no hotel.

2. _____________________: o não comparecimento do passageiro ao embarque ou a não entrada de um hóspede no hotel.

3. _____________________: quando a empresa aérea vende mais assentos que o número total disponível na aeronave ou quando o hotel reserva um número de quartos além de sua capacidade.

4. _____________________: determina o sistema no qual as despesas estão incluídas no valor da diária ou pacote pago pelo hóspede ou viajante.

5. _____________________: entrada no

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo. Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos.

COLUNA I

1. Follow-up

2. Agenda

3. Pauta de reunião

4. Ata

5. Convite

6. Convocação

COLUNA II

( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo.

( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados.

( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia.

( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda.

( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor).

( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem.

Assinale a sequência CORRETA.

A maneira como se lida com os clientes e as técnicas utilizadas são os fatores determinantes para a obtenção de dados que servirão de suporte para a melhoria da qualidade do atendimento, pois este é um processo dinâmico que exige adaptabilidade e flexibilidade.

Tendo como referência esse trecho e sobre atendimento, relacione a COLUNA I com a COLUNA II, associando o tipo de atendimento a seu respectivo procedimento.

COLUNA I

1. Atendimento presencial

2. Atendimento ao cliente

3. Atendimento telefônico

4. Atendimento on-line

COLUNA II

( ) Verificar a arrumação dos ambientes, reforçando a imagem de organização, higiene e profissionalismo.

( ) Atender é um processo dinâmico que exige atenção e, nesse caso, é preciso perceber as necessidades dos clientes e estar disposto a atendê-las.

( ) Criar um sistema de atendimento: falando o nome da empresa e, em seguida, o seu nome seguido de uma saudação.

( ) Ser natural, tendo em vista que não há necessidade de textos excessivamente formais, com cuidado para não ser informal e atentando-se às formas de tratamento.

Assinale a sequência CORRETA.

“Chama-se de ruído todo sinal indesejável que ocorre na transmissão de uma mensagem por meio de um canal. É tudo que dificulta a comunicação, interfere na transmissão e perturba a recepção ou a compreensão da mensagem. (Medeiros, 2010, p. 53)”

Sobre o processo de comunicação, assinale a alternativa CORRETA.

Segundo Neiva e D’Elia (2014, p. 121), as regras de etiqueta no trabalho são recomendáveis para se ter um bom comportamento social; porém, elas não devem se sobrepor à qualidade do relacionamento.

Mediante essa afirmativa, assinale a alternativa que é condizente com os padrões de etiqueta no trabalho.

O secretário escolar é um profissional essencial para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo. Suas atribuições compreendem atividades essenciais. Assinale a alternativa CORRETA:

O profissional de secretariado executivo é um agente de mudança dentro da organização. Ele possui um amplo conhecimento de detalhes sigilosos e de todo o funcionamento da empresa. O Código de Ética deste profissional expõe no Capítulo VI as regras que o secretário deve ter perante sua relação com a empresa.

Assinale abaixo a afirmação que NÃO está baseada nas relações com a empresa e o profissional de secretariado.

“A estrutura organizacional constitui uma cadeia de comando, ou seja, uma linha de autoridade que interliga as posições da organização e define quem se subordina a quem.”

(CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7ª.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004).

Relacione abaixo os modelos de estruturas de acordo com os pressupostos a seguir.

1. Estrutura funcional.

2. Estrutura divisional.

3. Estrutura matricial.

4. Estrutura de redes.

( ) É a estrutura proposta por Henry Fayol em que a empresa é departamentalizada com um órgão administrativo e demais departamentos divididos por especialidades como produção, contábil, finanças, marketing, e cada funcionário responde a um único chefe.

( ) Estrutura que adota duas estruturas sendo a departamental e a por projetos, que nesse caso o funcionário tem dois chefes: o do departamento ao qual está vinculado e a chefia do projeto ao qual será submetido, contrariando regra da estrutura proposta por Henri Fayol.

( ) Estrutura constituída por divisões autossuficientes que geram um produto ou serviço específico. Pode ser estruturada por produtos e serviços, por processo ou projeto, por região geográfica ou por cliente.

( ) Estrutura que surgiu com o avanço da Tecnologia da Informação em que permite que as empresas possam contratar profissionais que executam suas atividades in home. Os serviços podem ser prestados à distância e equipes podem trabalhar em conjunto.

Marque a alternativa que corresponde a sequência CORRETA:

Assinale (V) para Verdadeiro e (F) para Falso nos pressupostos abaixo:

( ) Atividade-fim é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

( ) Atividade-meio é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

( ) Ciclo vital dos documentos é a sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados, até a sua destinação final.

( ) Data - limite é o elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

( ) Indexação é o processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

(Dicionário de Terminologia Arquivística. Disponível em:<http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/ conteudo.php?conteudo=24)

Marque a alternativa CORRETA:

Sabe-se que trabalhar com eventos vai além dos conhecimentos e habilidades técnicas para sua execução. Estimam-se o planejamento, a organização e o controle dos processos, e, durante as etapas do evento, também é preciso saber liderar e lidar com diversos profissionais, de diversas áreas e níveis da empresa.

Analisando as ações abaixo, identifique o profissional com visão estratégica para os eventos da empresa.

I. Compreende o negócio da empresa como um todo, suas metas e objetivos, relacionando todo o contexto com os eventos, estimando seus resultados.

II. Entende que o evento impacta diretamente na estratégia de comunicação da empresa, e, que, portanto, não precisa fazer parte do plano de comunicação integrada.

III. Realiza a avaliação de forma operacional, compreendendo que os critérios estão relacionados à organização de cada evento.

IV. Executa suas atividades operacionais e estratégicas, visando a oportunidade de negócios e de relacionamentos para a empresa, além da divulgação da marca.

V. Organiza o evento e acredita que o evento é uma atividade-fim para gerar resultados de curto prazo.

Assinale a alternativa CORRETA.

O modelo das 5 forças de Porter foi criado no final da década de 1970 pelo professor de Harvard, Michael Porter. A principal função do modelo é analisar o ambiente competitivo. Seu funcionamento considera cinco fatores que devem ser detalhadamente avaliados para que então surja uma estratégia organizacional eficaz.

Disponível em:<http://www.portal-administracao.com/2015/05/as-cinco-forcas-de-porter.html>

De acordo com as 5 forças de Porter, indique abaixo a opção INCORRETA:

Meyer e Allen 1997 (apud SIMOM e COLTRE, 2012), identificaram em suas pesquisas as variáveis para constatar o comprometimento dos funcionários nas empresas. De acordo com o Modelo Tridimensional do Comprometimento Organizacional, suas dimensões tratam dos seguintes componentes:

Moreira e Olivo (2012) afirmam que o caráter multifuncional e polivalente da profissão de Secretario(a), permite a esse(a) profissional assumir a posição de mediador(a) de conflitos, por exemplo, por conta da sua experiência em lidar com situações conflitantes no cotidiano organizacional. Assim, o gerenciamento de conflitos pode ser um desafio tanto pra gestores quanto para o(a) profissional de secretariado nas organizações. Neste sentido, julgue os itens a seguir:

MOREIRA, K. D.; OLIVO, L.e.c. O profissional de secretariado executivo como mediador de conflitos. Revista de Gestão e Secretariado, São Paulo, v.3, n.1, P 30-53, jan/jun.2012.

I. A natureza de um conflito pode originar-se de três fontes: comportamental, estrutural e externa.

II. O estilo certo de gerir conflitos consiste na busca do consenso e no convencimento das partes quanto à realidade envolvida.

III. Os conflitos acontecem naturalmente, mas não são desejáveis, portanto, devem ser evitados para prevenir o surgimento de divergências entre os colaboradores em uma organização.

IV. Denomina-se conflito horizontal aquele existente entre pessoas ou grupos do mesmo nível hierárquico

V. O mediador de conflito deve ter como finalidade o estabelecimento de regras e soluções que resolvem a questão envolvida no conflito.

Estão CORRETAS as assertivas: