Questões de Concurso
Comentadas sobre administração de arquivos em arquivologia
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A existência de uma política arquivística com o objetivo de produzir, manter e preservar os documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis é uma das condições para a implementação do SIGADs.
A classificação, a descrição e a difusão são funções diretamente vinculadas às políticas de acesso aos documentos de arquivo.
A transferência dos documentos de arquivo do arquivo corrente para o arquivo intermediário é realizada no âmbito da função arquivística conhecida como aquisição.
Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.
As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.
Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.
A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.
O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.
A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.
A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.
De acordo com a legislação arquivística em vigor no Brasil, a Universidade de Brasília deve receber orientações do Sistema Nacional de Arquivos e não do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.
O estabelecimento de um sistema arquivístico institucional prescinde de uma unidade político-administrativa com responsabilidade pela gestão dos documentos e dos arquivos.
O Sistema Nacional de Arquivo no Brasil, cujas versões caracterizaram-se pela centralização como modelo de configuração, começou a ser pensado desde a década de 1960, mas sua implementação ocorreu somente na década de 1990.
Os programas de gestão de documentos, assim como a política arquivística institucional, devem fazer parte do Sistema de Gestão de Documentos.
Cabe ao Arquivo Nacional a responsabilidade pela formulação da política arquivística brasileira.
“Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais de arquivo, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem.”
Os elementos que devem constituir os manuais de arquivo, segundo Paes (1991), são