Questões de Concurso Sobre arranjo em arquivologia

Leia o texto a seguir.

“A captura consiste em declarar um documento como documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD [...].”

    Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 2. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2022, p. 56.

De acordo com a versão 2 do e-arq Brasil, adotada pelo CONARQ em junho de 2021, são ações de captura em um SIGAD: 

Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:

- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.

- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.

- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.

- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.

- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.

( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.

( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.

( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.

Coluna 1 Operação/ação

1. Arranjo

2. Apensação

3. Descrição

4. Suporte

5. Tramitação

Coluna 2 Definição

( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.

( ) Material sobre o qual são registradas as informações.

( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.