Questões de Concurso
Comentadas sobre avaliação de documentos em arquivologia
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Organizar o sistema de registro, de referência e de índice necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado; rever periodicamente os processos arquivados, dando adequação a cada um; preparar em arquivo a documentação relativa a cada Conselheiro do CRM-PI; estabelecer e manter em arquivo separado os projetos destinados à ordem do dia; e receber e registrar documentos, anexá-los, se necessário, distribuí-los e controlar sua movimentação interna são tarefas inerentes ao cargo de Assistente Administrativo. Leia as afirmativas a seguir.
I. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediária e permanente.
II. Os processos de envio de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.
III. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na tabela de temporalidade da instituição. Mas é recomendável o prazo de 10 a 20 anos para o arquivamento de documentos na fase intermediária.
Pode-se afirmar que:
A respeito da análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue o item seguinte.
Na análise tipológica, os conjuntos formados por espécies idênticas recebem, na avaliação, diferentes determinações quanto à vigência, aos prazos de guarda e à destinação final.Julgue o item subsecutivo, acerca de classificação, descrição e avaliação de documentos de arquivo.
Os prazos de guarda no arquivo corrente são definidos por uma unidade de tempo, como o ano ou a vigência do documento.Julgue o item subsecutivo, acerca de classificação, descrição e avaliação de documentos de arquivo.
A tabela de temporalidade e o plano de destinação são resultantes do processo de avaliação.A respeito da gestão de documentos, julgue o item a seguir.
Na fase da destinação de um programa de gestão de
documentos, ocorre a avaliação dos documentos.
A gestão de documentos é de exclusiva atribuição do poder público, sendo vedada sua terceirização, de acordo com a Constituição Federal e a legislação arquivística brasileira, que estabelecem como dever e responsabilidade do poder público, nas esferas federal, estadual e municipal, a gestão integral da documentação governamental e a proteção especial de documentos de arquivo, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Do conceito de gestão de documentos podemos destacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação. A 1ª fase – Produção – refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nessa fase:
I. deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos.
II. ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
III. concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação.
Os documentos arquivísticos digitais devem ser classificados, avaliados e descritos, de acordo com os instrumentos de gestão arquivística existentes na organização.
A identificação da vigência e dos prazos de guarda dos documentos de arquivo, realizada pela análise tipológica, colabora para a elaboração de tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
O valor secundário dos documentos de arquivo é identificado quando esses documentos apresentam valor probatório e/ou informativo.
A teoria de valores dos documentos é a base utilizada para fazer avaliação de documentos no Brasil.
Em relação à avaliação de documentos de arquivo, julgue o item a seguir.
A macroavaliação de documentos de arquivo privilegia o valor informativo dos documentos.
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