Questões de Concurso Comentadas sobre conceitos e definições em arquivologia

Sobre o processo de gestão de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Faz parte das técnicas de arquivamento de documentos, e serve como facilitador da localização e conservação dos mesmos.

II. A gestão de documentos surgiu nas empresas com a finalidade organizar as informações da corporação que se encontravam desorganizadas.

III. A técnica de gestão dos documentos tem como prioridade organizar a administração, manutenção e destinação dos documentos.

Assinale a alternativa correta.

A gestão de documentos é importante para atividades que envolvam documentos e consultas a informações dentro das organizações. A respeito de processos, eventos ou rotinas que demandam o acesso a arquivos, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta

I. Durante negociações com fornecedores de longa data não é indicado analisar os contratos firmados para avaliar se os valores pagos estão condizentes com os serviços/insumos recebidos, mas é importante manter em algum lugar o cadastro.

II. Ao lidar com um cliente com histórico de compras na empresa, é importante checar seus dados cadastrais, as interações anteriores com ele e quais produtos/serviços costuma adquirir. Dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado.

III. Durante a fiscalização de órgãos do governo, é essencial ter fácil e rápido acesso a todos os documentos contábeis e gerenciais, incluindo notas fiscais, declarações, recibos de tributos pagos etc. Isso evitará problemas, como multas, suspensão de atividades, restrições e investigações.

A organização de documentos e arquivos pode ser entendida como um serviço cuja finalidade principal seja a de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos em organizações em geral. A respeito de algumas vantagens e benefícios da organização de arquivos, analise as afirmativas abaixo, dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) e assinale a alternativa correta.

( ) Organização física adequada.

( ) Sistema de identificação.

( ) Padronização dos métodos de arquivamento.

( ) Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

( ) Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

Assinale a alternativa correta

Marque a opção que NÃO apresenta um objetivo da gestão de documentos:

Qual a melhor definição de Arquivamento de Documento Oficiais?

Uma das características básicas que distinguem os arquivos é a chamada origem no curso de suas atividades, que significa:

É um documento arquivístico, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, ou seja, informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades.

Essa definição refere-se a um tipo de documento digital, denominado:

Em relação aos conceitos de documentos digitais, julgue as afirmações abaixo:

I – Documento arquivístico autêntico é aquele que preserva a mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo.

II – A identidade de um documento arquivístico digital se dá pelos elementos intrínsecos e extrínsecos presentes na face do documento e pelos atributos expressos em metadados.

III – A integridade de um documento refere-se à completeza da forma do documento e do grau de controle exercido no seu processo de criação.

IV – A confiabilidade de um documento arquivístico tem a ver com a veracidade de seu conteúdo, ou seja, de seu autor e da pessoa responsável pela gestão.

Estão CORRETAS as afirmações:

Segundo Santos (2015), são características do documento arquivístico, EXCETO:

A Lei nº 8159 de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, suas especificidades, além das responsabilidades, a gestão documental e a proteção especial dos documentos arquivados. A definição de arquivos na Lei é a seguinte:

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. A finalidade precípua dos arquivos é:

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora são denominados:

Avalie as afirmativas a seguir, sobre documentos de arquivo:
I. são produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada. II. constituem elementos de prova ou de informação. III. expressam os atos de seus produtores no exercício de suas funções.
Está(ão) correta(s) a(s) proposição(ções):

O conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação, denomina-se:

Analise as afirmativas a seguir sobre arquivos.

I. Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história.

II. Os documentos existentes nos arquivos são o resultado das atividades desenvolvidas pela instituição.

III. Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte de papel.

IV. Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história.

V. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

Marque a opção que indica as afirmativas CORRETAS.

Um arquivo é definido como um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por uma organização ou firma no decorrer de suas atividades, organizados e conservados por si e seus sucessores para efeito futuro. Ao conjunto de documentos de um arquivo dá-se o nome de