Questões de Arquivologia - Correspondência Oficial para Concurso

ata.

carta .

ofício.

memorando.

correspondência.

A organização de documentos e arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos recebidos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

Correspondência é a forma de comunicação escrita que é estabelecida entre pessoas - físicas ou jurídicas - para tratar de assuntos de mútuo interesse.

A correspondência pode ser particular, oficial ou empresarial. Correspondência particular é aquela estabelecida entre pessoas físicas e pode ter ou não caráter de intimidade. Correspondência oficial é a que ocorre entre órgãos da administração direta ou indireta do serviço público civil ou militar, no âmbito municipal, estadual ou federal e da Administração Direta para particulares. Correspondência empresarial é aquela através da qual as empresas ou quaisquer entidades se comunicam com as pessoas físicas ou jurídicas, tendo em vista as mais diversas finalidades.

A função classificação documental é definida essencialmente como um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos.

A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos. Essa classificação é feita principalmente na idade corrente do documento, já que esse processo está diretamente relacionado com sua função original, ao seu valor primário. A classificação dos documentos correntes reflete a natureza da organização a qual pertencem.

toda a correspondência deve ser aberta, mesmo que esteja endereçada para outro Departamento.

é inconveniente distribuir a correspondência no final do expediente, quando não há tempo para providências urgentes e necessárias.

se deve empilhar a correspondência juntamente com os jornais e revistas.

os anexos devem ser mantidos separados da correspondência.

é necessário que a correspondência seja colocada à disposição da chefia somente quando solicitado.

protocolo é um setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.

documento oficial é uma correspondência que, possuindo valor legal, produz efeitos de ordem administrativa na comprovação de um ato da diretoria.

doação é um ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica, em caráter revogável e sem retribuição pecuniária, transfere bens a terceiros por livre vontade.

processo é um termo geralmente utilizado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, organizados sob a supervisão de um arquivista.

dossiê é uma unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou a uma pessoa e autenticada pela Secretaria de Segurança Pública.